Automatización

Automatización hace por ti lo que se repite todos los días con tus contactos. Lo armas una vez y la Suite lo cumple con cada persona, sin que nadie tenga que acordarse.

Tiene cuatro partes:

• Flujos: series de correos y acciones con esperas y caminos, como la bienvenida a quien se suscribe a tu lista.
• Reglas del CRM: por etapa del pipeline («cuando un lead llegue a Propuesta, crea una tarea para el responsable»).
• Ya incluidas: lo que la Suite ya hace sola en tus otros módulos (recordatorios de citas, cobro automático…), en un solo lugar.
• Historial: qué hizo cada regla, con qué lead y cuándo.

Flujos

Un flujo es una serie de pasos que la Suite sigue con cada contacto, uno detrás de otro: le envía un correo, espera unos días, revisa si lo abrió y, según eso, sigue por un camino o por otro. Por ejemplo, la bienvenida a quien se suscribe a tu blog:

1. Al suscribirse, recibe el correo de bienvenida.
2. Tres días después, «Lo más leído de la semana».
3. Cuatro días después: si abrió el segundo correo, recibe una oferta; si no, un recordatorio.
4. Al final se le pone la etiqueta «Lector activo».

Lo armas una vez y corre solo con cada persona que llegue, sea una o diez mil.

Crear un flujo

En Automatización › Flujos, toca Nuevo flujo y elige una plantilla (bienvenida a una lista, después de un formulario, antes y después de una cita, no asistió a su cita) o En blanco. Todo se puede cambiar después.

El editor tiene tres partes:

• A la izquierda, los elementos: correo, esperar, condición, etiqueta, lista, tarea, aviso, correo a ti y lead del CRM. Tocas uno y se agrega después del paso elegido.
• En el centro, la cadena: el inicio arriba, los pasos en orden y la meta abajo. El + entre dos pasos agrega uno justo ahí. Al pasar el mouse por un paso puedes duplicarlo o quitarlo.
• A la derecha, el panel del paso que tocaste, con todo lo que se puede ajustar.

Guarda con Guardar (o Ctrl + S). Arriba ves si hay cambios sin guardar.

Cuándo empieza

El paso Inicio dice qué hace entrar a alguien al flujo:

• Se suscribe a una lista de correo: al entrar a la lista, desde un formulario, un pop-up, una cita o a mano. Si la lista pide confirmación, entra al confirmar.
• Envía un formulario o un pop-up: uno en particular o cualquiera.
• Reserva una cita: de un tipo de cita o de cualquiera.
• No asistió a su cita: cuando marcas la cita como «No asistió».

Por defecto cada persona entra una sola vez a cada flujo. Si quieres que empiece de nuevo cada vez que vuelva a pasar (por ejemplo, cada cita que reserva), enciende Empieza de nuevo cada vez que vuelva a pasar.

Los que ya estaban en la lista: un flujo nuevo no le escribe solo a quienes ya eran suscriptores. Con el flujo activo, en el Inicio tienes Inscribir a los que ya están en la lista; entran todos de una vez (cada uno una sola vez) y la Suite los avanza por tandas.

Los correos, con tu diseño

Cada paso de correo tiene su propio diseño. En el panel del paso tocas Diseñar el correo, eliges una plantilla de Correos o empiezas en blanco, y lo armas con el mismo editor de bloques de tus campañas: tu logo, tus colores, tus botones. Ves una miniatura en el panel y con Enviarme una prueba te llega a tu correo.

En el asunto puedes usar {nombre} y {primer_nombre}; dentro del diseño, el nombre del contacto. Cada correo sale con el enlace para darse de baja.

Esperas y condiciones

• Esperar: minutos, horas o días antes del siguiente paso.
• Condición: parte el flujo en dos caminos, Sí y No. Puede preguntar si abrió o hizo clic en un correo anterior del flujo, si tiene una etiqueta, si está en una lista o si ya agendó una cita.

Para que la Suite sepa quién abre y quién hace clic, conecta los avisos de Resend en Configuración › Correos (lo hace quien administra la Suite, una sola vez). Sin eso los flujos funcionan igual, solo que las condiciones de «abrió» y «clic» siguen siempre por el No.

Acciones

Además de los correos, un flujo puede poner o quitar una etiqueta, agregar o quitar de una lista, crear una tarea para alguien del equipo, avisar en la campana, enviarte un correo a ti (por ejemplo, «Laura terminó la bienvenida») y crear un lead en el CRM.

Cuándo sale de un flujo

En el último paso, Meta, eliges cuándo alguien deja el flujo antes de terminarlo: cuando agenda una cita o cuando tiene una etiqueta (por ejemplo, «Cliente»). Quien se da de baja de tus correos sale siempre, sin que tengas que configurarlo.

Opciones del flujo

En Opciones (arriba a la derecha):

• Remitente: el nombre con el que llegan los correos de este flujo (por ejemplo, «Laura de Café Aurora»).
• Responder a: el correo que recibe las respuestas.
• Días y hora de envío: por ejemplo, solo de lunes a viernes desde las 9 a. m. Si un correo cae fuera, espera al siguiente momento permitido.

Activar, pausar y ver cómo va

• Un flujo nuevo queda en Borrador. Pásalo a Activo cuando la lista esté elegida y todos sus correos tengan asunto y diseño (la Suite te avisa si falta algo).
• En pausa, nadie avanza: cada contacto espera donde iba y sigue al reactivarlo.
• En la lista de flujos ves, por cada uno, cuántos están en cola, los correos enviados, los abiertos y los clics. Dentro del editor, cada paso muestra sus propios números.
• Contactos muestra a cada persona del flujo, en qué paso va y cómo terminó.

Reglas del pipeline

Cada regla tiene tres partes y se lee como una frase. Arriba del editor ves la regla completa en palabras, por ejemplo: «Cuando un lead entra a Propuesta (solo si viene de WhatsApp): crea la tarea «Llamar a Laura» para el responsable; 3 días después, envía el correo «¿Revisaste la propuesta?»».

Las abres desde Automatización › Reglas del CRM o, más rápido, con el rayo que tiene cada columna del CRM › Pipeline. El rayo muestra cuántas reglas encendidas tiene esa etapa.

Cuándo

Eliges la etapa y qué tiene que pasar:

• Entra a la etapa: el lead se crea en ella o alguien lo mueve a ella. Es la más común.
• Se crea en la etapa: solo los leads nuevos (del widget, un formulario, un pop-up, WhatsApp o creados a mano).
• Cambia de responsable: cuando se le asigna a otra persona estando en esa etapa.

Solo si… (opcional)

Para que la regla corra solo con algunos leads. Puedes combinar hasta 6 condiciones y tienen que cumplirse todas:

• Canal: viene (o no) de WhatsApp, Instagram, el sitio web…
• Etiqueta: tiene (o no) una etiqueta.
• Valor estimado: mayor o menor que una cifra.
• Responsable: es de una persona o no tiene responsable.
• Datos de contacto: tiene correo, no tiene correo o tiene teléfono.

Entonces

Las acciones, una debajo de la otra (hasta 8). Cada una puede pasar enseguida o después de unos minutos, horas o días:

• Crear una tarea para el responsable del lead o para alguien del equipo, con su fecha de entrega. Llega a Tareas con el enlace al lead.
• Enviar un correo al lead con tu asunto y tu mensaje. Sale con el diseño de los correos de tu marca y el enlace para darse de baja.
• Avisar en la campana al responsable, a todo el equipo del CRM o a una persona.
• Poner o quitar una etiqueta.
• Mover a otra etapa. Las reglas de esa etapa también corren.
• Asignar responsable a una persona o repartir entre varias: cada lead va para quien tenga menos leads abiertos.

En los textos puedes usar {nombre}, {primer_nombre}, {empresa}, {etapa}, {responsable} y {marca}; la Suite los cambia por los datos de cada lead.

Ideas para empezar

Cada etapa trae ideas listas: tarea al responsable, correo de bienvenida, seguimiento a los 3 días, repartir entre el equipo y avisar al equipo. Tocas una, la ajustas y la creas.

Encender, probar y duplicar

• Cada regla se apaga con su interruptor sin borrarla. Al apagarla, lo que estaba esperando se cancela.
• Probar con un lead (en el menú «⋯») hace todas sus acciones enseguida con el lead que elijas, sin esperas ni condiciones, y te muestra qué pasó con cada una. Las acciones son de verdad: usa un lead de prueba.
• Duplicar crea una copia apagada para armar otra parecida.

Cuidados que trae

Para que nada se salga de control, aunque tengas miles de contactos (en flujos y reglas):

• Lo que espera solo corre si el lead sigue en la etapa (en las reglas).
• Si un correo no se puede enviar, no se pierde: el flujo lo reintenta cada hora, hasta tres veces, antes de seguir. Si lo moviste antes de los 3 días, el correo de seguimiento no sale.
• Nada de correos de noche: lo que toque entre las 9 p. m. y las 8 a. m. (hora de tu marca) sale a las 8 a. m.
• Un correo automático por contacto cada 12 horas. Si hay dos seguidos, el segundo espera; no se pierde.
• Respeta las bajas: a quien se dio de baja de tus correos no le escribe.
• Sin bucles: una misma regla corre como máximo 3 veces al día con un lead, y una regla que mueve a otra etapa dispara como mucho 3 saltos seguidos.
• Tope diario de correos automáticos por marca, para cuidar la reputación de tu dominio.

Cuándo corre

Lo que es enseguida pasa en el momento (en un flujo, el primer correo sale apenas la persona entra). Lo que espera lo cumple el reloj de la Suite: pasa cada hora y, mientras alguien de tu equipo tenga abierto el pipeline o Automatización, también cada minuto. Por eso una espera de «30 minutos» puede tardar un poco más si nadie está conectado.

Ya incluidas

En Automatización › Ya incluidas ves todo lo que la Suite ya hace sola, con su estado en tu marca y el botón Configurar que te lleva a donde se enciende:

• Formularios y sitio web: formularios que crean leads, correo de confirmación a quien responde, el widget del sitio y los pop-ups.
• CRM: el asistente de IA que responde por WhatsApp.
• Agenda y citas: recordatorios de citas, avisos de la agenda y cambios de Google Calendar.
• Ventas y Contabilidad: cobro automático de suscripciones, recordatorios de pago y pago automático al equipo.
• Avisos: los avisos al equipo y tu resumen diario.

Arriba dice cuándo pasó el reloj de la Suite por última vez.

Historial

En Automatización › Historial ves cada acción: cuándo, qué regla, con qué lead y cómo terminó.

• Hecha: se hizo, con el detalle (por ejemplo «Tarea “Llamar a Laura” para el 4 de nov.»).
• Espera su hora: está programada.
• Omitida: no aplicaba, con el motivo (no tiene correo, se dio de baja…).
• Cancelada: el lead salió de la etapa, la regla se apagó o cambió.
• Falló: algo no salió (por ejemplo, el correo no se pudo enviar).

Desde cada regla, el botón Historial muestra solo lo suyo.

Quién puede usarlo

Los flujos y las reglas los crean y cambian el equipo y quien administra la marca, con el permiso «Crear y editar automatizaciones». Con los permisos por sección puedes dejar a alguien en Solo consulta: ve los flujos, las reglas, lo incluido y el historial, sin cambiar nada. Las reglas trabajan sobre el CRM, así que para ellas tu marca necesita ese módulo; los flujos usan tus listas de correo, formularios y citas.

Lo que viene

Siguen más inicios para los flujos (cotizaciones, cuentas de cobro, cumpleaños, clientes que no vuelven) y, con el servidor nuevo, pasos de WhatsApp y SMS y un agente de IA que responde y califica.