Firmas: contratos firmados en línea

Con Firmas tu cliente lee el contrato y lo firma desde su celular o su computador, sin imprimir ni escanear, como en Odoo Sign o DocuSign. Firman el cliente y, si quieres, alguien de tu marca. Cada marca tiene sus documentos y sus plantillas.

Crear un documento

1. En Firmas, toca Nuevo documento.
2. Elige cómo lo haces:
   • Escribirlo aquí: elige una plantilla (contrato de prestación de servicios, acuerdo de confidencialidad, autorización de uso de imagen o aceptación de propuesta) o escribe el texto. Los campos entre llaves, como {cliente_nombre}, {valor} o {plazo}, aparecen abajo para llenarlos; toca Llenar los campos.
   • Subir un PDF: el contrato que ya tienes hecho (hasta 15 MB). Abajo aparece el PDF para poner los campos donde va cada cosa (ver «Campos sobre el PDF»).
3. En Quién firma, agrega al cliente desde Contactos (o a mano) y, si quieres, a quien firma por la marca. A cada uno le llega el código a su correo, así que el correo debe ser el suyo.
4. Si quieres, escribe un mensaje y una fecha límite para firmar.
5. Toca Enviar a firmar. Desde ese momento el documento queda fijo: ya no se cambia (si hace falta, anúlalo y haz otro con Duplicar).

A cada firmante le llega un correo con su enlace, y también puedes mandárselo por WhatsApp o copiarlo.

Campos sobre el PDF

Como en Odoo, en un PDF pones en el lugar exacto lo que llena y firma cada persona:

1. A la izquierda eliges quién (cada firmante tiene su color) y el tipo de campo: Firma, Iniciales, Nombre, Correo, Teléfono, Empresa, Texto, Multilínea, Casilla, Opción, Selección, Fecha, Tachado o Sello.
2. Haces clic en el PDF donde va. Lo arrastras para moverlo y lo agrandas o achicas por su esquina.
3. Al tocarlo cambias de quién es, si es obligatorio, el texto que se ve (por ejemplo «NIT») y, en Opción y Selección, las opciones.

Quien firma ve el contrato con sus campos para llenar y un botón Siguiente campo que lo lleva al que le falta. Su firma aparece sola en todos sus campos de firma, y la fecha viene con la de hoy. No puede firmar si le falta un campo obligatorio. En el PDF sellado, todo queda estampado en su lugar, y al final van la hoja de firmas y el certificado.

Si no pones campos, el documento se firma como antes: con la hoja de firmas al final.

Cada firmante puede tener su rol («Cliente», «Representante legal», «Testigo»…), que se ve en el documento y en el certificado.

Cómo firma tu cliente

1. Abre su enlace y lee el documento.
2. Toca Enviarme el código y escribe el código de 6 dígitos que le llega al correo (vence en 15 minutos).
3. Firma dibujándola con el dedo o el mouse, o escribiendo su nombre, y marca que acepta firmar electrónicamente.

Si no está de acuerdo, toca No quiero firmar y te dice por qué.

Sellado y verificación

Cuando firman todos, el documento queda sellado: tiene una huella SHA-256 (si alguien cambiara una sola letra, la huella sería otra) y un código de verificación. A todos les llega un correo con ese código. Con él, cualquiera puede entrar a la verificación pública y ver quién firmó, cuándo, desde qué IP y cómo confirmó su correo, y descargar el documento firmado en PDF, con la hoja de firmas y el certificado al final.

En cada documento ves el registro de todo: cuándo se envió, cuándo lo abrió cada uno, si pidió el código, si lo escribió mal, cuándo firmó. No se puede editar.

Plantillas

Plantillas de PDF

En Firmas › Plantillas, toca Subir PDF. Le pones los roles (quién firma: Cliente, Representante…), los campos de cada rol sobre el PDF, etiquetas, un mensaje y cuántos días tienen para firmar. Cada plantilla muestra cuántos documentos están en progreso y cuántos firmados.

• Enviar: crea el documento con su copia del PDF y los campos ya puestos; solo escribes el nombre y el correo de cada rol.
• Firmar ahora (plantillas de un solo rol): la firmas tú mismo, sin código, porque confirmas con tu cuenta de la Suite.
• Compartir (plantillas de un solo rol): un enlace abierto. Quien lo abre escribe su nombre y su correo, recibe el código y firma su propia copia; cada una queda en tus documentos. Sirve para autorizaciones, consentimientos o inscripciones. Puedes dejar de compartir cuando quieras.

En la lista de documentos, Recordar le vuelve a mandar el enlace a quienes faltan, Descargar baja el firmado, y ves hasta cuándo es válido.

Plantillas de texto

Están los modelos de la Suite y los tuyos. Toca Editar en uno de la Suite para guardarlo como tuyo y ajustarlo. Los campos que se llenan solos son: {cliente_nombre}, {cliente_identificacion}, {cliente_ciudad}, {marca_nombre}, {marca_identificacion}, {servicio}, {valor}, {plazo}, {fecha} y {ciudad}.

Los modelos de la Suite son una referencia: revísalos con tu abogado antes de usarlos en tu negocio.

¿Tiene validez?

Es una firma electrónica (Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012): es válida cuando el método identifica a quien firma y es confiable para el fin del documento, por eso se confirma el correo con un código y se guarda el registro de todo. No es una firma digital certificada (la que da una entidad de certificación con certificado propio); para contratos que por ley la exijan, consulta con tu abogado.

Quién puede hacer qué

Quien tiene Firmas prepara documentos y plantillas. En Mi equipo › Permisos puedes dejar a alguien como Redactor: prepara, pero no envía ni anula.