Citas: reservas con enlace

Con Citas (menú Agenda › Citas) tus clientes reservan solos una llamada, una reunión, una visita o un servicio (un corte, un masaje, una consulta) en los horarios que tú dejas libres, sin escribirte para ponerse de acuerdo. Sirve igual para un spa, una barbería, un consultorio o una agencia, como Calendly o cal.com. Cada marca tiene sus propios tipos de cita, horarios y reservas.

Cómo lo ve tu cliente

Tu cliente abre el enlace de la cita y ve una página como la de cal.com:

1. A la izquierda, qué cita es: tu marca, el nombre, la duración, dónde será, el precio (si lo pusiste) y la zona horaria.
2. En el centro, el mes, con los días que tienen horas libres resaltados.
3. Las horas libres del día que elija (en 12 o 24 horas). En el celular, al tocar un día la página baja sola hasta las horas.
4. Al elegir una hora, un pequeño formulario con su nombre, su correo, tus preguntas y, si la cita es por WhatsApp o lo llaman, su número (con país y bandera).
5. Puede agregar participantes: hasta 5 correos más (su pareja, su socio, un compañero).
6. Al confirmar, la pantalla «Tu cita está agendada» con el enlace de Google Meet (si aplica), el botón para agregarla a su Google Calendar y el enlace para cambiarla o cancelarla. Le llega además un correo con la identidad de tu marca: los datos de la cita, quién la atiende, tu mensaje, un botón para cancelar o cambiarla y el evento (.ics) para su calendario. Sus respuestas a ese correo llegan a tu correo de contacto.

¿Y si tu cliente está en otro país? Las horas de la Agenda son de Colombia (GMT-5). Si tu cliente está en otra zona horaria (Aruba, México, España…), la página le muestra de entrada las horas en su hora (con un selector para verlas en hora de Colombia). La cita se guarda en hora de Colombia, y los correos le muestran las dos: «Cuándo» en hora de Colombia y «En tu hora» en la suya (también los recordatorios y los cambios de hora). En el detalle de la cita tu equipo ve la hora del cliente. Lo mismo pasa con las citas que se agendan desde un formulario.

Tu página con todos tus servicios

Además del enlace de cada cita, tu marca tiene una página con todos sus tipos de cita activos: …/reservar/tu-marca. Tu cliente ve cada servicio con su duración, dónde es y su precio, y elige. Es ideal para la bio de Instagram, tu sitio web o el estado de WhatsApp. La copias desde Agenda › Citas › Tipos de cita («Tu página de citas»). Si solo tienes un tipo activo, la página lleva directo a ese.

Ponle la cara de tu marca. En «Tu página de citas», pulsa Personalizar. A la izquierda eliges y a la derecha ves tu página tal como la verá tu cliente (se guarda sola):

• Fondo: Suave (claro, con un toque de tu color), Color (el que elijas) o Foto (tu local, tu equipo o tu producto; JPG, PNG o WebP de hasta 6 MB, le ponemos un velo suave para que todo se lea).
• Color principal: el de los botones y detalles de la página. «Usar el color de la marca» lo toma de tu marca.
• Mensaje de bienvenida: sale arriba, en la página con todos tus servicios (por ejemplo, cómo llegar o qué traer).
• Mostrar los precios: si lo apagas, tu cliente no ve el precio de ningún servicio.

Crear un tipo de cita

1. En Agenda › Citas, pulsa Nuevo tipo de cita y elige tu negocio y una plantilla. Cada plantilla llega con la duración, dónde es, un precio de ejemplo, el tiempo entre citas, los recordatorios y las preguntas que ese negocio suele usar; después la ajustas:
   • Agencia y reuniones: llamada de descubrimiento, reunión de estrategia (por Google Meet) o reunión en la oficina.
   • Spa y belleza: masaje relajante, limpieza facial, manicure y pedicure (en el local, con 10 o 15 minutos para preparar la cabina entre citas).
   • Barbería: corte, corte + barba, arreglo de barba (citas cortas, con recordatorio 2 horas antes).
   • También puedes empezar en blanco o crearla desde un servicio del Inventario. La cita queda apagada hasta que la actives.
2. En Lo básico: nombre, el final del enlace, la descripción, la duración, el precio (opcional, solo se muestra), dónde es la cita y quién atiende.
   • Google Meet: si la marca conectó Google Calendar, cada cita recibe su propia sala de Meet; si no, puedes pegar un enlace fijo de Meet.
   • WhatsApp: la página le pide su WhatsApp a quien reserva y en Reservas tienes el botón para escribirle.
   • En el local: escribe la dirección.
   • Le llamamos / Nos llama: una llamada; en «Nos llama» escribe el número al que debe llamar.
   • Otra videollamada: Zoom, Teams u otra; pega el enlace de tu sala.
3. Si varias personas atienden (un spa con varias terapeutas, una barbería con varios barberos, un equipo comercial), marca «Varias personas se turnan estas citas» y elige quiénes.
4. En Disponibilidad: usa el horario general de tu marca o uno propio para esta cita.
5. En Reglas: el aviso mínimo (cuánto antes se puede reservar), hasta cuándo se puede reservar y el tiempo libre antes y después de cada cita.
6. En Formulario: las preguntas que ve tu cliente al final (texto corto, largo, teléfono o desplegable, obligatorias o no). El nombre y el correo siempre se piden.
7. En Después de reservar: si quieres confirmar a mano cada cita, los recordatorios por correo (2 días, 1 día, 2 horas o 1 hora antes) y un mensaje para el correo de confirmación.
8. Activa el interruptor Activa y pulsa Guardar.

A la derecha del editor ves una vista previa de cómo queda la cita y el panel Compartir: copia el enlace, envíalo por WhatsApp o copia el código para insertar la reserva en tu sitio web (aparece dentro de tu página, con tu color, y se ajusta sola de alto).

Enlace corto. Al guardar, la Suite crea sola un enlace corto en Links, por ejemplo links.tumarca.com/cita/asesoria. Si tu marca conectó su propio dominio de enlaces, sale con ese; si no, con el de StrategyMark. Es el que conviene compartir o imprimir en un QR: no cambia aunque después cambies el final de la dirección larga, y además verás sus clics en Links, con la etiqueta «Agenda».

Una cita pausada no se puede reservar. Con Ver página abres la página tal como la ve tu cliente.

Desde un servicio del Inventario

Si en Inventario tienes servicios marcados Se agenda en Citas (un corte de cabello, un masaje, una asesoría), al tocar Nuevo tipo de cita puedes elegir uno: el tipo de cita sale con su nombre, su duración (la más cercana: 15, 20, 30, 45, 60, 90 o 120 minutos), su precio y su descripción.

Cobrar al reservar

Para spas, barberías, consultorios y negocios donde una cita sin aparecer es una hora perdida: tu cliente paga en línea al reservar y así separa su hora.

1. Conecta tu Wompi (Contabilidad › Configuración › Pago en línea con Wompi) o tu Mercado Pago (Contabilidad › Configuración › Pago en línea con Mercado Pago: solo pegas tu Access Token). Son tus propias cuentas: el dinero llega a ti. Si conectas las dos, tu cliente elige con cuál paga. Si tu marca cobra en dólares, conecta tu PayPal (Contabilidad › Configuración › Pago en línea con PayPal): PayPal no recibe pesos colombianos, por eso se usa con precios en dólares.
2. En el tipo de cita, en Lo básico › Cobrar al reservar, elige El valor completo o Un anticipo (porcentaje), escribe el valor de la cita y, si es anticipo, el porcentaje. Por ejemplo, el 50 % de $80.000 son $40.000 al reservar y el resto en el lugar.
3. Guarda. En la página de reserva tu cliente ve «Pagas $40.000 de anticipo al reservar» y el botón dice «Reservar y pagar $40.000».

Qué pasa después:

• Al reservar, la hora queda apartada 30 minutos mientras paga con Wompi (tarjeta, PSE, Nequi…) o con Mercado Pago (tarjeta, PSE o su cuenta de Mercado Pago). Nadie más la puede tomar.
• Cuando el pago se aprueba, la cita queda confirmada (o por confirmar, si ese tipo pide tu confirmación), te llega el aviso «Nueva cita pagada» y a tu cliente su correo de confirmación.
• Si no paga en 30 minutos, la hora se libera sola. Si paga tarde y la hora sigue libre, la cita se recupera; si ya la tomó otra persona, te avisamos para darle otra hora o devolverle el dinero.
• El pago queda como una cuenta de cobro pagada en Contabilidad, a nombre de tu cliente. En Reservas, la cita muestra «Pagó $40.000» y ese botón abre la cuenta.
• Si cancelas una cita pagada, la devolución la haces desde tu Wompi, tu Mercado Pago o tu PayPal.

Si lo encendiste en Contabilidad › Configuración › Costo de la transacción, tu cliente paga también la comisión de la pasarela que elija: el botón dice el total y debajo cuánto es ese costo (ver Contabilidad). Tu cita sigue valiendo lo mismo.

El valor de la cita va en la moneda de tu marca (Configuración de la marca): en pesos se paga con Wompi o Mercado Pago; en dólares, con PayPal.

Clientes en otra zona horaria

Las horas de tus citas van en la zona de tu agenda (Colombia, o la que elijas en Agenda › Configuración). Si quien reserva está en otra zona, la página le muestra su hora y puede pasar a la tuya. En la confirmación le decimos las dos.

Español e inglés

Si tienes clientes que hablan inglés (por ejemplo en Aruba, Canadá o Estados Unidos), cada tipo de cita puede ir en inglés:

• En el editor del tipo, en Lo básico, elige Idioma de la página y los correos: Español o English.
• Tu cliente ve la página en ese idioma y le llegan la confirmación, los recordatorios y los cambios en ese idioma.
• Arriba de la página hay un botón ES / EN: si tu cliente lo cambia, sus correos le llegan en el idioma que eligió.
• Lo que tú escribes (el nombre del servicio, la descripción, las preguntas y «Antes de tu cita») se muestra tal cual: escríbelo en el idioma del tipo.
• Tu página con todos tus servicios tiene su propio idioma en Personalizar.

Eventos con cupos

Para un taller, una clase grupal o un evento al que se inscriben varias personas: al crear el tipo, elige el negocio Eventos y una plantilla (Taller práctico, Clase grupal o Evento), o en un tipo que ya tienes ve a la pestaña Disponibilidad y elige Evento con cupos.

• Fechas y cupos: escribe cuántos lugares tiene cada fecha y agrega las fechas (hasta 30, por ejemplo cada sábado). Junto a cada fecha ves cuántas personas lleva y si ya está Llena.
• Tu cliente abre el enlace y ve las fechas con «Quedan 5 cupos»; cuando una se llena sale Agotado y nadie más puede inscribirse en ella. Toca la fecha, escribe sus datos y pulsa Inscribirme.
• Te avisamos en la campana con cada inscripción y cuando una fecha se llena.
• Inscritos: en la lista de tipos, el botón Inscritos te muestra quién va a cada fecha y te deja copiar todos los correos.
• Cierre de inscripciones (en Reglas): hasta cuánto antes de la fecha se puede inscribir alguien.
• Le llegan el correo «Tu lugar está reservado» y los mismos recordatorios de las citas. Si alguien cancela, su lugar vuelve a quedar libre.

Disponibilidad

En la pestaña Disponibilidad defines tu horario semanal (hasta 4 rangos por día, en listas de horas cada 15 minutos) y los días bloqueados (festivos, vacaciones): esos días no se ofrece ninguna hora. Con el botón de copiar de un día pasas sus horas a todos los demás días activos. Si no lo configuras, se ofrece de lunes a viernes de 9 a 12 y de 2 a 5.

Todas las horas de la Agenda son hora de Colombia (GMT-5).

Reservas

En Reservas ves las citas agrupadas por día («Hoy», «Mañana»…) en cuatro pestañas: Próximas, Por confirmar, Pasadas y Canceladas. Puedes buscar por nombre, correo o teléfono y filtrar por tipo de cita.

• Pulsa una reserva para ver los datos, las respuestas, los participantes y el enlace de Meet.
• Preparar la cita (con el sello IA): antes de atender, la IA te arma un resumen para el equipo con lo que sabemos de la persona, el objetivo de la cita, preguntas para hacerle y qué tener listo. Usa sus respuestas, sus citas anteriores con tu marca y, si tienes el CRM, su lead (etapa, notas y últimos mensajes). Es solo para ti: al cliente no le llega nada. Cada uso cuenta en la IA de tu plan.
• El botón verde de WhatsApp abre el chat con quien reservó con todos los datos de la cita ya escritos: el servicio, el día y la hora, el enlace de Google Meet (o el lugar), quién atiende y sus datos. Solo tienes que tocar enviar.
• En el detalle de la cita, Copiar datos copia ese mismo mensaje para pegarlo donde quieras (otro chat, Instagram, un correo).
• Si el tipo pide confirmación manual, la reserva llega por confirmar: pulsa Confirmar (le llega un correo) o Rechazar.
• Cancelar libera la hora y avisa por correo a quien reservó y a sus participantes.
• Cambiar hora: elige otro día y otra hora libres; reciben el aviso con la cita actualizada (puedes elegir no avisar).
• No asistió: cuando ya pasó la hora, marca a quien no llegó. Queda en Pasadas con su marca roja, y se puede deshacer con Sí vino.
• Agendar una cita (botón de arriba): para alguien que te escribió o llamó. Si ya está en Contactos, empieza a escribir su nombre, su empresa, su correo o su teléfono en Nombre y elígelo de la lista: su nombre, su WhatsApp y su correo se llenan solos. Si es alguien nuevo, escribe sus datos: queda guardado en Contactos (con la etiqueta «Citas») para la próxima vez. Basta con su WhatsApp o su correo (y puedes agregar participantes). Queda confirmada y, si tiene correo, se le avisa si quieres. Aquí no cuenta el aviso mínimo, así puedes agendar para hoy mismo.

Reparto entre varias personas

Con «Varias personas se turnan estas citas» marca dos o más personas: las citas se turnan. Una hora se ofrece mientras alguna de ellas esté libre y cada reserva le toca a quien tenga menos citas por venir; esa persona recibe el aviso en la campana.

Recordatorios y participantes

Cómo le llegan los correos a tu cliente (desde la versión 0.236): con el logo y el color de tu marca (el de tu página de citas) y la cita como un boleto, con el día en grande, la hora y la duración. Además:

• Unirse con Google Meet o Cómo llegar (abre Google Maps con la dirección de tu local), según dónde sea la cita.
• Agrégala a tu calendario con un clic: Google Calendar, Outlook o el archivo adjunto (Apple y otros).
• Antes de tu cita: el mensaje que escribes en el tipo de cita (por ejemplo, «Llega 10 minutos antes») sale en un recuadro en la confirmación y en los recordatorios.
• ¿Tienes dudas? Escríbenos por WhatsApp, con el teléfono de contacto de tu marca.
• Los recordatorios dicen cuánto falta: «Mañana a las 3:00 p. m.: Masaje relajante», «En 1 hora: Llamada de descubrimiento».

En el editor del tipo de cita, Ver cómo le llega a tu cliente te muestra la confirmación y el recordatorio tal cual, con una cita de ejemplo, sin enviar nada.

Si el tipo tiene recordatorios, la Suite le manda a quien reservó y a sus participantes un correo antes de la cita (salen con la tarea programada horaria de la Suite; si la cita se agenda ya dentro de ese plazo, no se repite el aviso). Quien reservó recibe el enlace para cambiar la hora o cancelar; los participantes reciben los mismos datos y el evento para su calendario, pero no ese enlace: la cita la maneja quien la reservó. Cuando la cita cambia de hora o se cancela, a todos les llega el aviso.

Quien reservó puede cambiar la hora solo desde el enlace de cualquiera de sus correos: elige otro día y hora libres, y a ti te llega el aviso «Cita reprogramada».

Con Google Calendar

Si la marca conectó su Google Calendar (Agenda y calendario), las horas que ya ocupan sus calendarios no se ofrecen, cada cita confirmada se crea en Google (con Google Meet cuando el lugar es «Google Meet») y el enlace llega en el correo y en la pantalla final de la reserva. Si Google no responde, las citas se siguen reservando igual.

Una cita dentro de un formulario

En Formularios puedes agregar el campo Agendar cita: quien llena el formulario elige día y hora con los horarios de uno de tus tipos de cita y, al enviar, la cita queda agendada con sus respuestas. Ver Formularios.

Las citas reservadas también aparecen en el Calendario, y a quien atiende (o a todo el equipo, si no hay una persona fija) le llega un aviso en la campana con cada reserva o cancelación.

Protección contra bots

La página de reservas tiene los mismos filtros que los formularios: un campo trampa invisible, un límite de intentos por conexión y la verificación de Cloudflare Turnstile cuando StrategyMark la tiene activa. Casi siempre es invisible; solo si Cloudflare tiene dudas aparece una casilla antes de confirmar la cita.

Cuidado con…

• Dos personas no pueden quedarse con la misma hora: si alguien se la gana, a la otra se le pide elegir otra.
• El precio es solo para mostrar: la Suite no cobra la cita.
• Si eliminas un tipo de cita, su enlace (y su enlace corto de Links) deja de funcionar, pero las reservas que ya tenía se conservan.