Ventas

Ventas te lleva de la cotización a la orden de venta. Si lo que vendes se paga cada mes, cada 3 meses, cada 6 meses o cada año, al confirmar nace una suscripción y la Suite te recuerda cuándo toca cobrar. Las líneas salen de tus productos y servicios de Inventario.

Arriba, en Cotizaciones, ves cuatro cifras:

• Por cerrar: lo que suman las cotizaciones abiertas (borradores y enviadas).
• Cobrado este mes: lo que de verdad te pagaron este mes, según los pagos registrados en las cuentas de cobro de tus órdenes. Debajo ves cuántas órdenes se confirmaron y por cuánto: una cotización aceptada que el cliente aún no paga no cuenta como cobrada.
• Ingreso recurrente (MRR): lo que entra cada mes por las suscripciones en progreso.
• Tasa de cierre: cuántas de las cotizaciones decididas terminaron en orden de venta.

Los valores en dólares no se suman a los pesos: salen aparte («+ US$ 2,400»).

Hacer una cotización

Diseño del documento. Cada negocio cotiza distinto, así que hay cuatro diseños. Tu marca elige el suyo en Ventas › Configuración › Diseño de documentos (arriba, en «Diseño según tu negocio») y, en cada cotización, el campo Diseño del documento deja usar otro:

• Agencia y servicios: el de siempre, para servicios y suscripciones, con secciones y propuesta.
• Productos: cada línea con su referencia (Ref.), la del producto o la variante que elegiste de Inventario.
• Productos y servicios: productos con su referencia y servicios, ordenados por secciones con su subtotal.
• Obra y proyectos: como las cotizaciones de las constructoras. Sale como carta (ciudad y fecha, «Señores», asunto, introducción y proyecto, que llenas en la cotización), con los ítems numerados por capítulo (1.1, 1.2… y 2.1 con cada sección), la unidad abreviada (M², KG), los valores sin decimales, las condiciones comerciales (tu nota del pie, una por línea) y «Cordialmente» con tu firma. Con Calcular el AIU se suman la administración, los imprevistos y la utilidad (sobre el subtotal) y el IVA sobre la utilidad, con los porcentajes que pongas; ese total es el que pasa a la orden, a la cuenta de cobro y al pago en línea.

El aspecto (colores, letra, logo) sigue en Diseño de documentos y vale para los cuatro.

1. En Cotizaciones, toca Nueva cotización.
2. Toca Cliente y búscalo por nombre, NIT, correo o teléfono: la búsqueda mira tus clientes y todo el módulo Contactos (también los que llegaron por el CRM), incluso por el nombre de su empresa. Sin escribir, solo ves tus clientes recientes. Si no está, créalo ahí mismo con + Nuevo cliente. Si eliges a una persona que en Contactos pertenece a una empresa, el documento sale como en Odoo: «Empresa, Persona» (por ejemplo «Café Aurora, Laura Méndez»), con el documento y la dirección de la persona, que es a quien se le cobra. Para eso, en Contactos, asocia la persona a su empresa. Luego revisa la fecha de cotización (si la empezaste otro día y la retomas hoy, cámbiala: el vencimiento se corre con ella) y elige el vencimiento, los términos de pago y, si se cobra cada mes o cada año, el plan recurrente.
3. Agregar un producto: lo eliges de tu catálogo. Si tiene variantes (talla, color) u opciones (los extras de un servicio), se abre una ventanita para escogerlas, con el precio en vivo; la línea queda como «Diseño web (Hasta 5 páginas · Tienda en línea · Blog)». Con Cambiar opciones, debajo del nombre de la línea, las vuelves a escoger y el precio se recalcula. Busca sin tildes y con las palabras en cualquier orden. Lo que no tiene marcada la casilla «Se vende» sale aparte, con aviso; al elegirlo se marca solo. Cambia la cantidad, la unidad (horas, días, semanas, meses…; en el documento sale «1 Mes», «3 Meses» o «1,5 Horas»; las unidades, días, semanas, meses, años y sesiones van en números enteros, y las horas y medidas admiten decimales), el precio o el % de descuento, y edita la descripción que verá el cliente. El precio se escribe solo con números y la Suite le pone los puntos de miles mientras escribes (1.170.000); los decimales van con coma. Si la cotización está en dólares (Lista de precios: Internacional (USD)), los importes y los totales salen con US$ y a la manera de EE. UU.: coma para los miles y punto para los decimales (US$ 2,400.00); el precio también se escribe así (1,234.50).
4. Ordena con secciones (por ejemplo, «Suscripción» y «Una sola vez»), que muestran su subtotal, y agrega notas para condiciones. Debajo de las líneas hay dos notas para el cliente: la nota junto a los totales, que sale a la izquierda del total, en el espacio libre (por ejemplo, «Tarifa preferencial: aplica los dos primeros meses»), y las notas y condiciones, al pie del documento. Las dos aceptan negrilla, cursiva, subrayado, tachado, títulos, viñetas, listas numeradas, colores, resaltado y enlaces desde su barra: selecciona el texto y toca el botón o el color. Para un enlace, selecciona el texto, toca el botón del eslabón (o Ctrl+K) y escribe la dirección; también puedes pegar la dirección sobre el texto elegido. Si dejas una vacía, no sale.
5. Al lado ves el documento tal como le llega al cliente, con tu logo, el importe en letras y la vigencia.
6. Guardar borrador la deja guardada para seguir después (cada cambio también se guarda solo). Sale en Cotizaciones como borrador hasta que la envíes.

Una plantilla arranca la cotización con las líneas de siempre. Las creas en Configuración.

Armar la cotización con IA

Encima de las líneas está la barra IA: escribe o dicta lo que pide el cliente (por ejemplo «página web con tienda y 3 meses de manejo de redes») y toca Armar con IA. La IA busca en tu catálogo de Inventario los productos que encajan, elige la variante que corresponde (tamaño, duración…), pone las cantidades que dijiste y, si hay de varios tipos, los agrupa en secciones.

• Los precios salen siempre de tu catálogo: la IA no pone ni cambia ninguno.
• Si el cliente pidió algo que no tienes en el catálogo, la Suite te lo avisa para que lo agregues a mano o lo crees en Inventario.
• Si las notas del pie están vacías y del pedido sale alguna condición (por ejemplo un tiempo de entrega), la IA la sugiere ahí.
• Las líneas se agregan a las que ya tenías; revisa todo antes de enviar. Cada uso cuenta en la IA de tu plan.

Cotizar en otra moneda

Además de pesos colombianos, puedes cotizar y cobrar en dólares (USD), florines arubeños (AWG), dólares canadienses (CAD) y pesos mexicanos (MXN).

• En la cotización, elige la Moneda. Debajo ves la tasa del día, por ejemplo «1 USD = 3.950 COP · TRM Superfinanciera».
• Los productos que agregues entran convertidos con esa tasa. Si cambias la moneda con líneas ya puestas, la Suite te pregunta si las convierte.
• La tasa queda guardada en el documento: lo que el cliente acepta no cambia aunque la tasa se mueva. Si necesitas otra, toca Ajustar y escríbela.
• La cuenta de cobro de esa orden sale en la misma moneda y con la misma tasa.
• Tus ventas, tu cartera y Analítica se suman en la moneda de tu negocio, usando la tasa de cada documento.

La moneda de tu negocio (la de tus precios) se elige en Ventas › Configuración; ahí también ves las tasas del día. Las tasas se actualizan solas una vez al día: el dólar con la TRM oficial de la Superfinanciera y las demás monedas con una fuente internacional.

Creador de la propuesta

Debajo de las notas de la cotización está el Creador de la propuesta, como el de Odoo. Con él tu cotización deja de ser solo una tabla de precios:

• Hojas escritas: portada, «Nuestra propuesta», alcance, cronograma… Cada hoja tiene títulos, texto (con listas y negrita), imágenes y tablas. Tú eliges si va antes o después de la tabla de precios.
• PDFs adjuntos: tu portafolio, un brochure o los anexos, antes o después de la tabla.
• Presentación:
  • un encabezado con tu propio banner arriba de cada hoja;
  • un pie de página con banner abajo;
  • una hoja membretada de fondo (tu papelería).

Todo sale en un solo documento: lo ve tu cliente en su enlace y sale completo al imprimir o guardar como PDF.

Para el texto: deja una línea en blanco entre párrafos, empieza con «- » para una lista y escribe la palabra entre dobles asteriscos (**así**) para ponerla en negrita. En una tabla, una fila por línea y las celdas separadas con «|» (la primera fila es el encabezado).

Las imágenes pueden pesar hasta 5 MB y los PDF hasta 15 MB.

Enviar, imprimir y confirmar

• Enviar: por correo desde la Suite (le llega con tu logo y tu nombre, un resumen y el botón para ver, aceptar y firmar; las respuestas llegan a tu correo de contacto y el envío queda en la actividad), por WhatsApp o copia el enlace. El cliente abre el enlace sin entrar a la Suite, ve la cotización con tu marca y puede aceptarla y firmarla (pasa sola a orden de venta) o rechazarla. Te avisamos en la campana cuando la abre, la acepta o la rechaza.
• Imprimir / PDF: abre la impresión; elige Guardar como PDF para tener el archivo. (En la versión final tendrás Descargar PDF directo y el PDF irá adjunto al enviar).
• Vista previa: así la ve tu cliente.
• Confirmar cotización: pasa a orden de venta (si tiene plan recurrente, empieza la suscripción) y enseguida te pregunta si quieres crear la cuenta de cobro (o, en una suscripción, la del primer periodo). Si dices que no, la creas después con Crear cuenta de cobro. Arriba ves el camino: Cotización → Enviada → Orden de venta → Cuenta de cobro. Al confirmar, lo vendido sale del inventario (productos con existencias y platos con receta); si no alcanza, te pregunta si sigues igual. Si el cliente la aceptó en línea, en la orden aparece Sacar del inventario.
• Crear alternativa: otra versión de la misma propuesta (por ejemplo, un plan más económico) para que el cliente elija.

Todo queda en el historial de la cotización: quién la creó, cuándo se envió, si el cliente la firmó.

Actividad, descuentos y totales

Debajo de la cotización está la actividad, como en Odoo:

• Enviar mensaje: el correo al cliente desde la Suite.
• Registrar una nota: una nota interna; el cliente nunca la ve.
• Actividad: programa una llamada, una reunión o un seguimiento con fecha y responsable. Es una tarea de verdad en Tareas, con su aviso, y te trae de vuelta a la cotización. Las pendientes salen arriba de la actividad y en la columna Actividades de la lista.
• Todo queda anotado solo: cambios de estado, correos y cambios del total («Total: $ 1.750.000 → $ 1.580.000»).

Descuento (junto a «Agregar una nota») agrega una línea «Descuento» en negativo, por porcentaje o por valor. Si la cotización tiene plan, eliges si se descuenta en los periodos de la suscripción o una sola vez, y durante cuánto: todos los periodos o solo los primeros (por ejemplo, «50 % los primeros 3 meses»). Ese descuento sale en las cuentas de cobro de esos periodos y después se cobra completo, también en el cobro automático. Al renovar, no se repite. Abajo ves el Subtotal, el Descuento, el Total y, con plan, el MRR y lo No recurrente.

Cupones y aprobación de descuentos

En Configuración › Descuentos:

• Cupones o códigos (por ejemplo, BIENVENIDA10): por porcentaje o por valor, con fecha de vencimiento, cuántas veces se pueden usar y, en las suscripciones, en cuántos periodos se descuenta. Ves cuántas veces se ha usado cada uno.
• Tope de descuento: si una cotización descuenta más de ese porcentaje, necesita aprobación.

En la cotización, Cupón (junto a «Descuento») aplica el código: revisa que exista, que esté activo, que no haya vencido y que tenga usos. Con plan, se calcula sobre lo que se cobra cada periodo. Un cupón no cuenta para el tope.

Cuando el descuento pasa el tope, junto al total aparece Necesita aprobación y no se puede enviar ni confirmar (tampoco por correo, y el cliente no la puede aceptar en línea). Quien la hace toca Pedir aprobación y a quien aprueba descuentos le llega el aviso en la campana; ahí mismo toca Aprobar o Rechazar (con el motivo), y a quien la pidió le llega la respuesta. Si después se sube el descuento por encima de lo aprobado, hay que pedirlo otra vez. Quien tiene Aprobar descuentos (y quien administra la marca) no necesita pedirlo: al enviar o confirmar queda aprobado a su nombre.

Arriba, Historial de ventas muestra lo que le has cotizado y vendido a ese cliente. En la lista, Por cobrar filtra las órdenes que todavía no tienen cuenta de cobro.

Términos de pago con cuotas

En Términos de pago de la cotización eliges cómo te pagan. Un término puede ser de un solo pago («Contado», «30 días») o de varias cuotas, por ejemplo «50 % al iniciar y 50 % a 15 días».

Debajo del total ves los plazos: cuánto y qué día. También salen en el documento que recibe tu cliente y en su cuenta de cobro.

Los términos se arman en Ventas › Configuración › Términos de pago:

1. Toca Nuevo término de pago (o Editar en uno que ya tengas).
2. Ponle un nombre y agrega sus cuotas. Cada cuota es:
   • un porcentaje del total, un valor fijo o el saldo (lo que falta; va de última);
   • a cuántos días de la fecha del documento, y si cae a fin de mes.
3. Si quieres, agrega un descuento por pronto pago (por ejemplo, 2 % si paga todo en 7 días).
4. Revisa la vista previa con un valor de ejemplo y guarda.

El orden: arrastra los términos por los seis puntos para ordenarlos. El primero es el que sale por defecto en una cotización nueva.

Cuando una cuenta de cobro va por cuotas, sus recordatorios de pago y el enlace del cliente hablan de la cuota que toca, con su valor y su fecha (ver Contabilidad).

Suscripciones

Cada plan recurrente se cobra cada cierto tiempo: mensual, trimestral (cada 3 meses), semestral (cada 6 meses) o anual. Lo eliges en Plan recurrente de la cotización. Si agregas un producto de suscripción, la cotización toma el plan del producto.

Inicio de la suscripción (en la cotización, debajo del plan): la fecha desde la que se cobra, como en Odoo. Ese día del mes es el día de cobro: si pones el 23, el primer cobro es el 23 y todos los siguientes caen el 23 (o el último día del mes en los meses que no tienen ese día, sin correrse). Si lo dejas vacío, empieza el día en que se confirme o, si tu marca tiene día de cobro, el siguiente día de cobro (ver abajo). En la orden de venta ese campo pasa a ser Siguiente cobro: si lo cambias (por ejemplo, al 28 porque la empresa paga ese día), desde ahí todos los cobros caen el 28. El cambio queda en el historial.

Día de cobro y abono de entrada

Si cobras a todos el mismo día del mes, ponlo en Ventas › Configuración › Cobro de suscripciones › Día de cobro (por ejemplo, 25). Las suscripciones nuevas se cobran ese día, sin calcular días sueltos:

• Quien llega antes del 25 (por ejemplo, el 5 de noviembre) tiene su primer cobro el 25 de ese mes.
• Quien llega después (por ejemplo, el 27 de noviembre) tiene su primer cobro el 25 del mes siguiente.

Mientras llega ese día, el cliente puede dejar un abono de entrada (por ejemplo, el 50 %). Al confirmar la cotización la Suite te lo ofrece, y en la orden está el botón Abono de entrada: crea de una vez la cuenta de cobro del primer cobro (con la fecha del 25) y abre Registrar pago con el 50 % ya puesto. Le sale su recibo de una vez. El día 25 esa misma cuenta es la del cobro (no se crea otra) y, si tienes el envío automático, al cliente le llega con lo que ya abonó y lo que le falta.

En Suscripciones ves lo que entra cada mes (MRR), la proyección a un año (ARR) y qué cobros vienen en los próximos 7 días (en rojo).

Al abrir una suscripción puedes:

• Cobrar periodo: crea la cuenta de cobro del periodo, que se nombra con sus fechas: del día del cobro al mismo día del mes siguiente, por ejemplo «25 oct – 25 nov 2026» (las cuentas de antes siguen con su nombre, como «Octubre de 2026»). Solo lleva lo que se paga cada periodo y corre la fecha del siguiente cobro. La ves en Contabilidad. Si ese periodo ya tiene su cuenta (la del abono de entrada), te ofrece usarla en vez de crear otra. Si el periodo todavía no empieza (faltan más de 7 días), te pregunta antes de cobrarlo por adelantado. Si se cobró un periodo de más, anula esa cuenta en Contabilidad y devuelve la fecha en Siguiente cobro, en la misma orden.
• Abono de entrada: lo que el cliente adelanta de la cuenta del siguiente cobro (ver arriba).
• Renovar (también para cambiar de plan): crea una nueva cotización a partir de esta; cambias el plan, los productos o el precio y la confirmas. La suscripción anterior queda cerrada como «Renovada» y la nueva sigue desde el siguiente cobro.
  • Si el cliente quiere el plan nuevo desde ya: al confirmar, la Suite pregunta si el plan nuevo empieza en este periodo. Con «Sí, desde este periodo» anula la cuenta de cobro de este periodo del plan anterior (lo que el cliente ya pagó queda a su favor, para usarlo en la cuenta nueva) y crea la cuenta de este periodo con el plan nuevo. Si dijiste que no y luego cambia de idea, en la orden nueva está el botón «Empezar desde este periodo». Anular la cuenta necesita el permiso de anular de Contabilidad.
• Pausar o reanudar.
• Cancelar suscripción: eliges el motivo y cuándo termina. Al final del periodo sigue hasta el día antes del siguiente cobro, no se le crean más cuentas y se cierra sola; Ya la cierra hoy. Cancelar toda la orden es para cuando la venta no ocurrió (por ejemplo, era una prueba o un error): cierra la suscripción y la orden queda Cancelada, así deja de sumar en las ventas. Si ya tenía cuentas de cobro, anúlalas en Contabilidad (el aviso te las muestra). Si el cliente se queda, en Cancelación programada la quitas.

Una orden de venta (sin suscripción) también se puede cancelar con su motivo. Las cuentas de cobro que tenga por cobrar no se anulan solas: la ventana te las muestra y cada una te avisa en Contabilidad, donde decides anularlas (lo que el cliente ya pagó queda a su favor).

Cobro automático

En Ventas › Configuración › Cobro de suscripciones puedes hacer que las suscripciones se cobren solas, como en Odoo:

• Crear sola la cuenta de cobro de cada periodo: unos días antes del siguiente cobro (tú eliges cuántos), la Suite crea la cuenta de cobro del periodo con lo que se paga cada periodo, la publica y corre la fecha del siguiente cobro.
• Enviársela al cliente por correo: le llega con tu logo y el botón para verla y pagarla en línea (con tu Wompi, si lo tienes). Si la cuenta ya existía por un abono de entrada, se envía ese día con lo abonado y lo que queda por pagar.
• Cierre automático: si una cuenta del periodo sigue sin pagarse esos días después de su fecha límite, la suscripción se cierra sola. Con 0 no se cierra nunca.

Cada vez que la Suite crea o envía una cuenta, o cierra una suscripción, te avisa en la campana y lo anota en la actividad.

En una orden sin suscripción, Crear cuenta de cobro arma la cuenta con toda la orden, en borrador para que la revises antes de enviarla. La orden muestra cuántas cuentas de cobro tiene y cuánto falta por pagar. Ver Contabilidad.

Clientes y configuración

• Productos: el mismo catálogo de Inventario (productos, servicios y suscripciones con sus variantes y precios), para crearlos y cambiarlos sin salir de Ventas. Quien no tiene Inventario ve las existencias pero no registra movimientos.
• Clientes: empresa, NIT o cédula, contacto y ciudad, con lo que le has vendido y lo que paga al mes. Son tus Contactos: al crear un cliente queda en Contactos (si ya existe con el mismo NIT, correo o celular, se usa ese, aunque estén escritos distinto), y al buscar en Clientes también salen los de Contactos que todavía no son clientes (un toque y lo agregas), y con Traer de Contactos o el buscador de la cotización eliges uno que ya tengas, también los que llegaron por el CRM. El buscador encuentra por nombre (las palabras en cualquier orden y sin tildes), NIT, correo o teléfono, escritos como sea: «3001234567» encuentra «+57 300 123 4567» y «900123456» encuentra «900.123.456-7».
• Configuración: tus datos en los documentos (responsable, NIT, régimen, cuenta para pagos, firma), el prefijo de los números (S00001…), los días y el texto de la vigencia, los términos de pago, los descuentos (cupones y tope) y las plantillas.

Diseño de los documentos

En Configuración › Diseño de documentos (en Ventas o en Contabilidad: es el mismo diseño para los dos) decides cómo se ven tus cotizaciones, órdenes de venta y cuentas de cobro, con la vista previa al lado:

• Plantilla: Clásica (curvas suaves y tabla en negro), Moderna (franja de tu color arriba) o Minimalista (líneas finas, sin fondos).
• Color, letra, tamaño y márgenes, el color del encabezado de la tabla, curvas y bordes redondeados.
• Logo: qué versión sale (para documentos, a color, negativo, una tinta…), su alto y qué datos tuyos van arriba.
• Los logos de la marca: ahí mismo quien administra la marca sube cada versión y elige qué logo usa cada lugar: correos, formularios, citas, el widget del sitio web, la página de Links, los códigos QR, la carta y la pantalla de turnos. En Automático cada lugar usa la versión pensada para su fondo (por ejemplo, el negativo en la pantalla de turnos, que es oscura); si esa versión no está, sale la siguiente que haya y al final el logo principal.
• Cada documento: su título y si lleva el importe en letras, la firma, cómo pagar, el QR y la nota.
• Pie de página: el agradecimiento, tu web, la nota legal y el número de página.

Siempre es una hoja A4: en el celular se ve a escala y al imprimir o guardar como PDF sale igual; si es larga, la tabla sigue en la otra hoja con su encabezado y «Página 1 / 2». Volver al diseño de siempre deshace los cambios de diseño (no tus datos).

Quién puede hacer qué

En Administración › Permisos, el perfil Vendedor arma y envía cotizaciones, pero no confirma ni cancela. Solo consulta ve las cotizaciones y suscripciones sin cambiar nada. La acción Aprobar descuentos deja aprobar o rechazar los descuentos que pasan el tope.