Proyectos (Tareas)

Proyectos es el lugar donde el equipo organiza el trabajo. Tiene cuatro partes: los Proyectos (que agrupan las tareas de un trabajo), el Tablero de tareas, los Artículos y las Pizarras.

Proyectos: un trabajo con todas sus tareas

Un proyecto junta las tareas de un trabajo: la estrategia de redes del mes, el diseño de un sitio web, la creación de una marca… Cada marca tiene sus propios proyectos. En Proyectos ves una tarjeta por proyecto, con su fase, su avance (por ejemplo 6/11 tareas hechas), quién es el responsable y cuándo se entrega. Toca una tarjeta para entrar a sus tareas.

Crear un proyecto desde una plantilla

1. Pulsa Nuevo proyecto y elige una plantilla. Están agrupadas por tipo de trabajo (arriba salen las que guardó tu marca):
   • Marca y web: Branding (creación de marca), Diseño y desarrollo web, Rediseño de sitio web, Tienda en línea (e-commerce) y Landing page de campaña.
   • Contenido y redes: Estrategia mensual de redes sociales, Creación de contenido (foto y video), Producción de video (comercial o reel) y Email marketing.
   • Pauta, SEO y ventas: Campaña de pauta digital (Meta y Google), SEO mensual, Perfil de Google y reseñas, Lanzamiento de producto o servicio y Embudo de ventas y automatización (CRM).
   • Clientes y gestión: Bienvenida de cliente nuevo, Diagnóstico de marketing digital y Proyecto en blanco (empieza vacío).
2. Ponle nombre, elige el responsable y las fechas de inicio y entrega. La entrega se calcula sola según la plantilla, pero la puedes cambiar. En Qué incluye ves cada tarea con sus fechas (de cuándo a cuándo) y cuántos pasos trae.
3. En ¿Quién hace qué? elige una persona por tipo de trabajo (diseño, redacción, desarrollo…). Lo que no elijas va al responsable. La Suite recuerda tus elecciones para el próximo proyecto.
4. Pulsa Crear proyecto: la Suite crea todas las tareas, ya ordenadas por secciones, con el día en que empiezan, su fecha límite y sus pasos (la lista de chequeo de cada tarea). Así el proyecto se ve completo en el Gantt desde el primer día. Cada persona recibe un solo aviso con cuántas tareas nuevas tiene.

Las plantillas siguen el camino real de cada trabajo. Por ejemplo, Branding va de la investigación y la estrategia (propósito, valores, nombre) a las propuestas de logo, los colores y tipografías, las aplicaciones, el manual de marca y la entrega de los archivos; Diseño y desarrollo web va del brief, el mapa del sitio y los wireframes al diseño, los textos, el desarrollo, el SEO básico, las pruebas, la publicación y la capacitación. Las aprobaciones del cliente quedan como tareas propias, para que se vea cuándo el trabajo espera su respuesta.

Dentro de un proyecto

• Camino del proyecto: Inicio → En marcha → Entrega → Finalizado. Cambia la fase con un clic. La Suite te sugiere el cambio (por ejemplo, cuando todas las tareas están hechas), pero nunca lo hace sola.
• Abre en Gantt: al entrar a un proyecto lo ves primero en Gantt, con sus tareas en el tiempo. Si todavía ninguna tarea tiene fechas, abre en Secciones.
• Secciones: las tareas se agrupan por etapa de trabajo (Planeación, Diseño, Aprobación, Publicación…), cada una con su avance. Puedes añadir tareas o crear secciones nuevas. También puedes ver el proyecto como Tablero, Mes o Lista.
• Editar: cambia el nombre, el responsable, las fechas, el color o quién lo ve desde el botón Editar.
• Pausar o eliminar: en el menú ⋯. Al eliminar un proyecto eliges si sus tareas se conservan (quedan sueltas) o se borran.

Reasignar tareas

Si alguien sale del equipo o cambia de funciones, en ⋯ › Reasignar tareas eliges de quién son las tareas y a quién pasan. Por defecto solo se pasan las pendientes (puedes incluir las hechas) y las tareas privadas no se tocan. La persona que las recibe recibe un solo aviso con el total.

Proyectos que se repiten cada mes

Si un proyecto es mensual (la estrategia de redes, el contenido, el SEO…), marca Repetir cada mes. Cuando llega el mes siguiente, la Suite crea sola una copia con las mismas tareas, las mismas personas y las fechas corridas un mes; el nombre cambia al mes nuevo. Aparece cuando alguien abre Proyectos ese día o después.

Guardar tus propias plantillas

Si armaste un proyecto a tu manera, en ⋯ › Guardar como plantilla queda disponible para esa marca la próxima vez que crees un proyecto (con sus tareas, fechas relativas y personas).

Que el cliente vea el avance

Al crear o editar el proyecto, activa Visible para el cliente: verá la fase y el avance del proyecto, también en el Gantt. Sus tareas las ve según cada una (solo las que se le asignaron o se compartieron con él).

Ver los proyectos en un Gantt

En Proyectos, junto a los filtros, elige Gantt (en vez de Tarjetas). Cada proyecto es una barra que va de su fecha de inicio a su fecha de entrega:

• el relleno de la barra es su avance (las tareas hechas sobre el total);
• se ve quién lo lleva y cuántos días dura;
• la línea rosada marca hoy;
• si ya pasó la entrega y no está finalizado, la barra sale con borde rojo (atrasado).

Cambia la escala con Días, Semanas o Meses, y vuelve a hoy con Hoy. Si puedes editar el proyecto, arrastra la barra para moverlo o sus bordes para cambiar el inicio o la entrega. Al tocar un proyecto se abren sus tareas. La Suite recuerda la vista que elegiste.

El tablero

Las tareas se organizan en columnas, cada una es un estado. Por defecto son Por hacer, En curso, En revisión y Hecha. Una tarea avanza de izquierda a derecha.

Arriba puedes elegir cómo verlas:

• Tablero: columnas con tarjetas (la vista principal).
• Mes: un calendario con las tareas que tienen fecha. Haz clic en un día para crear una tarea para esa fecha.
• Lista: agrupadas por urgencia: Vencidas, Hoy, Mañana, Esta semana, Más adelante, Sin fecha y Hechas.
• Gantt: cada tarea es una barra desde que empieza hasta su entrega, con el avance de sus pasos, quién la lleva y lo atrasado en rojo. Dentro de un proyecto se agrupan por sección. Arrastra la barra o sus bordes para cambiar las fechas (si puedes editar la tarea). Las tareas sin fechas no salen ahí; si una tiene entrega pero no inicio, la barra arranca el día en que se creó.

Filtros y búsqueda

• Todas · Para mí · Las que asigné · 🔒 Privadas: elige qué tareas mostrar.
• Persona: ve solo las de una persona del equipo.
• Buscar: escribe parte del título o la descripción.
• El botón «¿Quién ve y quién mueve?» muestra las reglas en tres líneas.

Crear una tarea

La forma rápida

En cualquier columna, pulsa «+ Añadir tarea». Escribe el título, elige a quién se la asignas y la fecha de entrega (es obligatoria) y pulsa Enter. La tarea queda visible para todo el equipo. La caja sigue abierta para que dejes varias tareas seguidas. Si necesitas más campos, pulsa «Más opciones».

El formulario completo

Pulsa «Nueva tarea» (arriba a la derecha). Verás lo esencial a la vista:

• Título: «¿Qué hay que hacer?»
• Para: la persona responsable.
• Entrega: la fecha en que debe estar lista. Es obligatoria: sin ella la tarea no se guarda.
• Empieza: se llena sola con el día en que creas la tarea (la Suite guarda también la fecha y la hora de creación). Puedes cambiarla; va antes de la entrega y es la que usa el Gantt.
• Prioridad: Baja, Media o Alta.
• Estado: la columna donde empieza.
• Quién la ve: viene en Todo el equipo; cámbialo si la tarea es solo tuya o de los involucrados. Ver más abajo.

Debajo hay botones para agregar lo que necesites: Descripción, Pasos, Artículo, Enlace y Hora o repetir. Solo aparecen en la tarea si los agregas (o si ya los tenía).

Enlaces: una tarea puede llevar varios (hasta 10): la carpeta de Drive, el archivo de Figma, la página del cliente… Pega uno y presiona Enter para agregar el siguiente, o toca + Agregar otro enlace. Cada enlace tiene su botón para copiarlo y otro para abrirlo en una pestaña nueva. Quien solo puede ver la tarea los abre o los copia desde la nota de arriba.

Rutas de carpetas del computador: también puedes pegar la ruta de una carpeta o un archivo tal como la copias del Explorador de archivos, por ejemplo G:\Unidades compartidas\Café Aurora\Redes\Octubre\Video final (si viene entre comillas, se las quitamos). La tarea la muestra como la carpeta que es («Video final») con el botón Copiar ruta: quien la recibe la pega en la barra de su Explorador y llega directo. Si la carpeta es de Google Drive (Unidades compartidas o Mi unidad), la flecha la busca en Google Drive en el navegador. Los navegadores no abren carpetas del computador desde una página, por eso se copian.

Consejo: pulsa Enter en el título para crear la tarea sin tocar nada más.

Pasos (lista de verificación)

Una tarea puede tener pasos: una mini lista de cosas por hacer dentro de la tarea. En la tarjeta verás el avance (por ejemplo, ☑ 2/5). Quien tiene la tarea asignada puede marcar los pasos aunque no pueda editarla.

Crear el artículo o la pizarra desde la propia tarea

En la tarea, Artículo y Pizarra tienen el botón Crear nuevo: se crea al instante con el título de la tarea y queda vinculado, visible y editable para todo el equipo. Pulsa Abrir aquí y la ventana se divide: la tarea a la izquierda y el artículo o la pizarra a la derecha, para escribir, dibujar y completar la tarea sin ir a otro módulo. Con las pestañas de arriba pasas del artículo a la pizarra, y Cerrar panel vuelve a la tarea. También puedes buscar uno que ya exista y vincularlo. En el celular, el documento ocupa toda la pantalla.

Vincular un artículo

Si el copy, el brief o las instrucciones viven en un Artículo, vincúlalo a la tarea. Quien reciba la tarea tendrá un enlace directo para abrirlo.

Repetir una tarea

En «Hora o repetir» puedes elegir que la tarea se repita todos los días, cada semana o cada mes. Para repetir necesitas ponerle fecha. Al completarla, la Suite crea la siguiente automáticamente.

Dictar con IA

¿Prefieres hablar a escribir? Toca el micrófono con el sello IA, di lo que necesitas y vuelve a tocarlo: el texto aparece escrito donde estaba el cursor. Lo revisas y guardas como siempre.

• Está en el título, la descripción y los comentarios de la tarea, y en la creación rápida del tablero (dejas una tarea en segundos).
• Hasta 3 minutos por dictado. La primera vez el navegador te pide permiso para usar el micrófono.
• Usa los minutos de voz del plan de tu marca. El audio no se guarda: solo se convierte en texto.

La tarea completa con IA

En la creación rápida, junto al micrófono, está el botón IA. Escribe o dicta la tarea como la dirías, por ejemplo «recordarle a Diana llamar a Leonardo el viernes a las 3 para confirmar la cotización, es urgente», y toca IA: se abre el formulario ya lleno con el título, la descripción, la fecha, la hora, el responsable y la prioridad. Revisas, cambias lo que haga falta y guardas. La IA no crea nada sola y cada uso cuenta en la IA de tu plan.

Cambiar el estado

Hay tres formas, de la más rápida a la más completa:

1. El círculo ○ de la tarjeta: un clic la marca como hecha; otro clic la reabre.
2. Arrastrar la tarjeta a otra columna.
3. Abrir la tarea y tocar el estado: se guarda al instante («Estado guardado ✓»), sin pasar por «Guardar».

Enviar a aprobación

Cuando algo necesita el visto bueno de otra persona (la estrategia de contenido del mes, una propuesta para un cliente, unas piezas de diseño), marca «Pedir aprobación» en la tarea y elige quién la aprueba: alguien del equipo o un cliente de la marca. La Suite te dice en palabras qué va a pasar.

• Para aprobar ya: si la tarea es para la misma persona que la aprueba (por ejemplo, le envías la estrategia a tu jefe o una propuesta a tu cliente), le llega directo en En revisión con el aviso «te envió para aprobar».
• Encargar algo con aprobación: si se la dejas a otra persona y la apruebas tú, primero esa persona la acepta (o pulsa No aceptar y cuenta por qué; en ese caso vuelve a ti).
• Cuando esté lista: quien la hace la pasa a En revisión o pulsa Enviar a aprobación. Quien la aprueba recibe el aviso en la campana y un correo.

Quien aprueba abre la tarea y ve arriba dos botones:

• Aprobar: la tarea queda Hecha y se les avisa a quien la hizo y a quien la creó.
• Pedir cambios: escribe qué hay que cambiar; la tarea vuelve a En curso con tu comentario. Cuando la corrijan, la envían de nuevo.

Mientras espera, solo quien la aprueba la puede dar por hecha. En el tablero cada tarea dice Por aceptar, Por aprobar, Cambios pedidos o Aprobada, y la pestaña Por aprobar junta lo que espera tu decisión (con el número al lado). Todo lo que se decide queda en los comentarios de la tarea.

Quién ve y quién puede mover una tarea

Cada tarea tiene un selector «Quién la ve»:

Opción	Quién la ve
Solo yo	Solo quien la creó. Es una tarea privada.
Los involucrados	Quien la creó y la persona asignada, más las personas que agregues en «Que también la vea».
Todo el equipo	Todo el equipo de la marca, sin poder cambiarla. Es la opción que viene marcada en las tareas nuevas.

Y las reglas de qué se puede hacer son estas:

Acción	Quién puede
Verla	Quien la creó, la persona asignada, las personas con las que se compartió, todo el equipo si es «Todo el equipo» y los administradores.
Cambiar el estado (moverla)	Quien la creó, la persona asignada y los administradores.
Editarla o borrarla	Quien la creó y los administradores.
Comentar	Cualquiera que pueda verla.

Dentro de cada tarea, justo debajo del selector, la Suite te dice en palabras quién la ve, quién cambia el estado y quién la edita. En el tablero, las tarjetas que solo puedes ver tienen el borde punteado; las que son tuyas dicen «Tú»; y un ícono indica quién las ve (🔒 privada, 👤 involucrados, 👥 todo el equipo).

Si te asignaron una tarea y no puedes editarla: es normal. Puedes cambiar el estado con un clic, marcar los pasos y comentar; el resto lo cambia quien la creó.

Comentarios

Abre una tarea y escribe en el cuadro de Comentarios; Enter envía y Mayús+Enter hace un salto de línea. Los comentarios avisan a las personas que participan en la tarea.

Notificaciones de tareas

• Te avisamos cuando te asignan una tarea, cuando alguien la cambia, cambia su estado o la comenta, y cuando te la comparten.
• Los avisos de una misma tarea se juntan en una sola notificación («Novedades en …: Estado: En revisión · Fecha: 12 oct · Comentario de Ana …») mientras no la leas.
• Cuando te asignan una tarea y cuando alguien completa una tarea que creaste, también puede llegarte un correo.
• Cada día la campana te resume tus tareas pendientes (diciendo cuáles son) y deja un aviso «Sigue pendiente» por cada una, con su marca y su fecha; al completarla, su aviso se quita. La pestaña «Pendientes» de la campana las lista todas (de todas tus marcas) hasta que las completes.

Tareas para clientes

Una persona con rol Cliente también puede recibir y crear tareas en su marca. Solo ve las suyas y las que le comparten. Las tareas que crea un cliente quedan visibles para todo el equipo por defecto. El cliente puede mover una tarea (cambiar su estado), pero no editarla.

Administrar las columnas

Quien gestiona la marca ve el botón «Listas» para cambiar el nombre de las columnas, reordenarlas, agregar nuevas o borrarlas. Marca como «cuenta como hecha» la columna donde terminan las tareas (por defecto, Hecha): es la que usa el círculo ○ para completar.

Convertir un artículo en tarea

Desde el menú ⋯ de un Artículo puedes elegir «Convertir en tarea»: se abre una tarea nueva ya vinculada al artículo y con su título.

Preguntas frecuentes

No puedo cambiar el estado de una tarea. Solo pueden quien la creó, la persona asignada y los administradores. Si solo la ves porque está compartida contigo, puedes comentar pero no moverla.

Una tarea que no es mía no me aparece. Solo ves las tareas donde participas, las que se compartieron contigo y las marcadas para todo el equipo.

¿Se pueden borrar las tareas? Sí, quien la creó o un administrador, desde la tarea con el botón «Eliminar». No se puede deshacer.