CRM

El CRM te ayuda a no perder a nadie que te escribe: cada persona interesada es un lead que pasa por etapas hasta convertirse en venta. El chat con tus clientes está aquí mismo, en CRM › Conversaciones, y también en Conversaciones › Clientes (es la misma bandeja); el CRM tiene tres pantallas:

Pantalla	Para qué sirve
Conversaciones (también en Conversaciones › Clientes)	La bandeja: ves lo que escribió cada lead, dejas notas y lo atiendes. Se ve como WhatsApp Web.
Pipeline	El tablero de ventas: cada etapa es una columna y arrastras los leads de una a otra.
Leads	Todos los leads en una tabla, con filtros y cambio de etapa sin abrir nada.
Configuración	Tu asistente con IA y el acceso a los widgets de tu sitio web (la conexión de WhatsApp Business llegará próximamente).

De dónde salen los leads

• De los widgets de tu sitio web: un botón flotante donde la persona deja su nombre, teléfono o correo y un mensaje. Aparece al instante como un lead nuevo con su mensaje y el widget por el que llegó. Se crean y personalizan en Formularios › Widgets.
• De tu WhatsApp Business: cuando alguien te escribe, aparece como un lead nuevo con su mensaje (ver Conectar tu WhatsApp).
• A mano: con «Nuevo lead» en cualquier pantalla del CRM, o con el alta rápida de la pantalla Leads.

Tu contacto no se duplica: cada lead se guarda también en Contactos. Si ya existe un contacto con ese teléfono o correo, la Suite te pregunta si quieres agregar la información nueva, reemplazar sus datos o crear uno aparte.

Las etapas

Los leads pasan por estas etapas, con el mismo color en todo el CRM (puedes renombrarlas, ocultarlas o agregar otras):

1. Nuevos Leads (celeste): acaba de llegar.
2. Contactado (ámbar): ya hablaste con la persona.
3. Reunión agendada (verde azulado): ya tiene una cita contigo.
4. Propuesta (índigo): le enviaste una propuesta.
5. Negociación (morado): están ajustando condiciones.
6. Cierre (rosa): a punto de decidir.
7. Ganado (verde): se vendió.

Si tu CRM es de antes y no tiene «Reunión agendada», se crea sola (después de Contactado) la primera vez que agendas una cita desde un lead.

Conversaciones › Clientes

Es la pantalla principal. La encuentras en dos lugares, con los mismos leads y mensajes: CRM › Conversaciones y Conversaciones › Clientes. Usa la que te quede más cómoda. A la izquierda, la lista de leads; en el centro, la conversación; a la derecha, la información del lead.

La lista

• Un punto verde y el nombre en negrita marcan los leads que nadie ha abierto todavía.
• Cada fila muestra el último mensaje, la hora, la etapa y las etiquetas.
• Filtros (se deslizan de lado, como en WhatsApp): Todos · No leídos · Mis leads · Favoritos · Etiquetas. En «Etiquetas» eliges una para ver solo los leads que la tienen.
• El buscador encuentra por nombre, empresa, teléfono, correo o etiqueta.
• «Cargar más» trae los siguientes cuando tienes muchos.

La conversación

Muestra, en orden:

• Lo que escribió la persona (por ejemplo, el mensaje del formulario del sitio web), en una burbuja blanca a la izquierda. Los enlaces son clicables.
• Tus notas internas, en burbujas amarillas a la derecha. Solo las ve tu equipo; nunca salen hacia el lead. Escríbelas abajo y pulsa Enter (Mayús+Enter para un salto de línea).
• Avisos automáticos en el centro: cada cambio de etapa y cada tarea agendada queda registrado con quién lo hizo.

WhatsApp: hoy la conversación no envía mensajes de WhatsApp (se conectará más adelante). Mientras tanto, el botón verde de la cabecera abre WhatsApp con ese número para que le escribas desde ahí.

Los botones de la cabecera

• La etapa (la pastilla de color): un clic abre un menú para mover al lead a otra etapa.
• WhatsApp: abre el chat con su número.
• ⭐ Favorito: márcalo para encontrarlo rápido en el filtro «Favoritos».
• 🏷 Etiquetas: ver abajo.
• El panel de la derecha: muestra u oculta la información del lead.

Etiquetas

Las etiquetas sirven para clasificar (VIP, Corporativo, Redes…). Son las mismas que usas en Contactos, cada una con su color.

1. Pulsa el ícono de etiqueta (o «+ Etiqueta» en el panel).
2. Se abre un menú: marca las que quieras, quita las marcadas, o escribe un nombre nuevo y elige «Crear …».
3. Para ver solo los leads de una etiqueta, usa el filtro «Etiquetas» de la lista.

El panel de información

Todo se edita ahí mismo:

• Contacto: teléfono, correo y ubicación, con botones para WhatsApp, Llamar y Correo.
• Valor estimado: haz clic para escribirlo.
• Etapa del pipeline: haz clic en la etapa para moverlo.
• Etiquetas.
• Notas del lead: un espacio para datos que no quieres perder (se guarda solo).
• Próxima tarea: agenda qué hay que hacer y cuándo. Puedes marcar «Crear también en Tareas» para que además quede en Proyectos, asignada a ti.
• Resumen: responsable, origen, cuándo se creó y la última actividad.
• El lápiz de arriba abre la ventana con todos los datos (nombre, empresa, país, ciudad, dirección…), y «Eliminar lead» lo borra (con la opción de borrar también su contacto).

Avisos en la campana

Cada lead nuevo y cada mensaje de una conversación también llegan a la campana de la Suite (categorías Leads y Conversaciones), estés donde estés: al responsable del lead o, si no tiene, a todo el equipo del CRM. Los mensajes de una misma conversación se juntan en un solo aviso. Puedes silenciar una categoría con el engranaje de la campana.

Sonido al llegar un lead

Cuando entra un lead nuevo, aparece un aviso en la esquina y suena un «ding-dong» distinto al de las notificaciones generales. Si llegan muchos, puedes apagarlo con el botón de volumen de la barra (se recuerda en tu navegador). Si llegan varios a la vez, suena una sola vez.

Pipeline

Cada columna es una etapa, con su color, el número de leads y el valor total estimado.

• Arrastra una tarjeta a otra columna para cambiarla de etapa. (En el celular, usa el botón → de la tarjeta, que abre el menú de etapas.)
• Clic en una tarjeta abre la ventana para editar al lead; el ícono de chat abre su conversación.
• Un punto verde en la tarjeta indica un lead nuevo sin abrir.
• «+ Agregar lead» al pie de cada columna crea uno directamente en esa etapa. «Cargar más» trae más tarjetas.
• Arriba ves el resumen: leads en total, valor por cerrar, valor ganado y tasa de conversión.

Leads (la tabla)

Todos los leads en una tabla con: contacto (con accesos a la conversación, WhatsApp y correo), etapa (se cambia directo desde la tabla), valor, responsable y actividad.

• Alta rápida: nombre, teléfono o correo y canal, y Enter. Al escribir el nombre, la Suite sugiere contactos que ya existen.
• Filtros: por etapa (los chips de colores), por canal, «Solo mis leads», y orden por más recientes, antiguos, mayor valor o nombre.
• Paginación de 25, 50 o 100 por página.

Personalizar las etapas del pipeline

En el Pipeline, el botón Etapas (lo ven los administradores) abre la ventana para ajustar las columnas de tu marca:

• Renombrar y cambiar el color de cada etapa: escribe el nombre nuevo y pulsa Enter, o elige otro color.
• Ordenar con las flechas ▲ ▼.
• Agregar más etapas (hasta 15) con el campo de abajo.
• Ocultar una etapa (el ojo): en el tablero se retrae en una tira angosta con su nombre y cuántos leads tiene. Haz clic en ella para abrirla, o suelta un lead encima para moverlo a esa etapa. Todos pueden retraer o abrir una columna con la flecha ‹ de su encabezado; se recuerda en tu navegador.
• Marcar la etapa de venta ganada (✓): las cifras de «Ganado» y la tasa de conversión salen de ella. Por defecto es «Ganado».
• Eliminar una etapa: si tiene leads, eliges a qué etapa pasan.

Los leads nuevos (del widget, de WhatsApp o creados a mano) entran en la primera etapa visible.

Crear y editar un lead

El formulario está ordenado en tres partes: Contacto, Oportunidad y Etiquetas y notas.

• Teléfono con país: elige el país con su bandera; sale de una vez el país donde estás (por la zona horaria de tu equipo) y, si no se sabe, Colombia (+57). Si escribes o pegas un número con indicativo (por ejemplo «+52 55…»), el país se detecta solo y también se completa el campo País. El número se guarda completo y ordenado, así sirve para WhatsApp.
• Valor estimado en pesos (COP) o en dólares (USD): elige la moneda antes del valor. En el Pipeline, los totales de cada columna muestran cada moneda por separado.
• Responsable: la persona del equipo que lleva la conversación. Al asignarla le llega un aviso, y en la conversación queda registrado quién lo asignó. También lo puedes cambiar desde el panel de Conversaciones.

Agendar la cita desde el lead

Si tienes Agenda, la ventana del lead trae Agendar: abre Citas con el nombre, el WhatsApp y el correo de la persona ya puestos; eliges el tipo de cita, el día y la hora. Al agendarla, el lead pasa a Reunión agendada y queda una nota con la cita (si ya iba más adelante, por ejemplo en Negociación, se queda donde está).

Si la misma persona escribe dos veces

Cuando alguien que ya tiene un lead abierto vuelve a escribir (por el widget o por un formulario), no se crea otro lead: su mensaje llega al mismo, que vuelve a quedar sin leer y te avisa «volvió a escribir». Se reconoce por su teléfono (aunque lo escriba distinto, con o sin +57) o por su correo. Si su lead ya estaba en Ganado, entra uno nuevo: es otra venta.

Para los que ya quedaron dobles, la ventana del lead muestra un aviso con Unir aquí: los mensajes, las notas y los formularios del otro pasan a este y el otro se borra (el contacto se conserva).

De lead a cotización

Si tienes Ventas, la ventana del lead (cuando ya tiene contacto) trae Cotizar: abre una cotización nueva con ese contacto como cliente. Cuando el cliente la acepta desde su enlace, pasa sola a orden de venta.

Asistente con IA

En CRM › Configuración › Asistente de tu CRM le enseñas a la IA tu negocio: qué hacen, servicios y precios, horarios y ubicación, preguntas frecuentes, el tono (cercano, profesional, formal o juvenil) y su objetivo (que agende, entender qué necesita para cotizar, tomar sus datos o resolver dudas). También le dices cuándo pasar la conversación a una persona y lo que nunca debe decir o prometer. Puede usar tu catálogo de Inventario/Ventas y compartir tus enlaces de Citas para agendar.

A la derecha está Probar el asistente: escribe como si fueras un cliente y mira qué respondería, con lo que hay en el formulario aunque no lo hayas guardado. Solo quien administra la marca lo configura.

En cada conversación de un lead tienes dos botones con el sello IA:

• Resumir: qué quiere, qué tan interesado está (frío, tibio o caliente) y el siguiente paso. Puedes guardarlo como nota.
• Sugerir respuesta: la IA propone qué contestar con lo que sabe de tu negocio. La revisas, la editas y la envías por WhatsApp, la copias o la guardas como nota. Si la IA cree que debe responder una persona (una queja, una negociación, algo que no sabe), te lo avisa.

La IA nunca envía nada sola mientras no conectes tu WhatsApp; cuando lo conectes podrás elegir Responder sola. No inventa precios ni descuentos, no lee tus notas internas al proponer respuestas y no obedece instrucciones que un cliente escriba en sus mensajes. Cada uso cuenta en la IA de tu plan.

Configuración y el widget del sitio web

Los widgets de tu sitio web (el botón flotante con formulario, WhatsApp y «Llamar ahora») se mudaron a Formularios › Widgets. Allí puedes tener varios (uno por sitio o por parte de tu sitio), elegir en qué páginas sale cada uno y a quién le llegan sus leads. En CRM › Configuración queda el enlace para ir allá. El código que ya pegaste en tu sitio sigue funcionando igual: es tu Widget principal.

Los leads de los widgets siguen llegando aquí, a Conversaciones. Al abrir uno ves por cuál widget llegó, de dónde venía (Google, Instagram, un anuncio, tu correo o directo), la campaña y la página de tu sitio donde llenó el formulario. Si el widget tiene responsable, el lead llega asignado a esa persona.

Cada envío llega como lead nuevo en Conversaciones y avisa al equipo en la campana. El servidor pide siempre nombre y correo o teléfono (al menos uno), respeta lo que marcaste como obligatorio, revisa que el correo y el teléfono tengan sentido, y tiene filtros contra envíos automáticos (spam).

Conectar tu WhatsApp Business

Próximamente: la conexión está en pausa por ahora. Cuando esté disponible, esta guía te dirá cómo hacerlo.

En Configuración › WhatsApp Business conectas tu propio número. Es independiente: tu número, tu cuenta de Meta y los pagos a Meta siguen siendo tuyos, y lo que escriben tus clientes llega solo a tu marca. Solo un administrador de la marca puede conectarlo o desconectarlo.

1. Pulsa «Conectar mi WhatsApp Business» si ya usas ese número en la app WhatsApp Business del celular (así sigues respondiendo desde ahí y la Suite recibe lo mismo), o «Conectar un número nuevo» si va a vivir solo en la Suite.
2. Se abre una ventana de Meta: inicia sesión con tu Facebook, elige tu portafolio y tu número, y acepta.
3. Listo: los mensajes que te escriban aparecen en Conversaciones, y lo que escribas desde tu celular también queda registrado con sus palomitas de enviado, entregado y leído.

Por ahora la Suite recibe los mensajes. Responder desde la Suite llegará después; mientras tanto respondes desde tu celular o con el botón de WhatsApp de cada lead. Si el botón de conectar dice que no está habilitado, pídele al equipo de StrategyMark que lo active.

Preguntas frecuentes

Conecté WhatsApp pero no veo mis conversaciones anteriores. La Suite muestra los mensajes desde que conectas. El historial anterior todavía no se importa.

¿Las notas internas las ve el cliente? No. Las notas internas solo las ve tu equipo.

Un lead entró y no sonó nada. El navegador solo permite sonido después de que haces clic en la página al menos una vez, y el botón de volumen debe estar activado.

No encuentro una etiqueta que acabo de crear. Las etiquetas se comparten con Contactos; abre el menú de etiquetas de nuevo y búscala por su nombre.

¿Puedo mover un lead hacia atrás? Sí: puedes pasarlo a cualquier etapa, no solo a la siguiente.