Contabilidad

Contabilidad lleva tus cuentas de cobro y tus gastos: arma las cuentas con tu logo y tus datos, anota cada pago, te muestra quién te debe y desde cuándo, y registra lo que gasta la marca con su recibo. Por ahora no hace facturas electrónicas ni notas crédito (llegan cuando se conecte la DIAN).

Tablero

De un vistazo: cuánto te deben, cuánto está vencido, cuánto cobraste este mes y cuántos borradores faltan por enviar. Abajo ves lo cobrado mes a mes, la antigüedad de la cartera (al día, 1 a 30 días, 31 a 60…), las cuentas que vencen pronto y los clientes que más deben.

Hacer una cuenta de cobro

Hay tres formas:

1. Desde una orden de venta, con Crear cuenta de cobro: sale con toda la orden, en borrador.
2. Desde una suscripción, con Cobrar periodo: sale la del mes (o el año) con lo que se paga cada periodo, lista para enviar, y la suscripción pasa al siguiente cobro. Con Abono de entrada sale antes, con la fecha del primer cobro, para registrar lo que el cliente adelanta (ver Ventas › Día de cobro y abono de entrada).
3. A mano, con Nueva cuenta de cobro: tocas Cliente, lo buscas en tus clientes y en todo Contactos, y agregas productos o servicios.

Si la orden tenía un término de pago con varias cuotas (por ejemplo, 50 % y 50 %), la cuenta de cobro las trae: el documento muestra los plazos y la fecha límite es la del último. La cuenta queda vencida apenas pasa un plazo que no se ha pagado, y al día si ya se abonó lo que tocaba.

En borrador puedes cambiar todo. Cuando esté lista, toca Publicar: queda por cobrar y ya no se cambian sus líneas.

Enviar y cobrar

• Enviar: por correo desde la Suite (con tu logo, el resumen, cuánto debe y el botón Ver y pagar; queda en la actividad de la cuenta) o por WhatsApp, con el enlace donde el cliente ve la cuenta con tu marca, cuánto debe, cómo pagarla (en línea, si configuraste tu enlace de pago, o por transferencia) y la descarga en PDF. Te avisamos cuando la abre.
• Imprimir / PDF: elige Guardar como PDF en la ventana de impresión.
• Registrar pago: escribe cuánto llegó (con puntos de mil, como en Colombia) o un porcentaje del total («pagó el 30 %»), cómo (transferencia, Nequi, efectivo, Wompi…), la fecha y la referencia. Los atajos llenan el saldo completo, el 50 % o, si la cuenta tiene cuotas, la cuota que sigue. Si pagó una parte, queda como abono y la cuenta sigue con su saldo. La cuenta (en pantalla, en el PDF y en el enlace del cliente) muestra bajo el total cada «Pagado el…» con su fecha y valor y la Cantidad por pagar, como en Odoo.
• Recibo de cada pago: cada abono tiene su recibo (por ejemplo CC00012-2) con tu logo, lo que llegó, lo retenido y el saldo que quedó. Ábrelo desde Pagos para imprimirlo o mandárselo al cliente por WhatsApp.
• Saldo a favor: si el cliente paga de más, o pagó una cuenta que después se anuló, esa plata queda a su favor. Úsalo de dos formas: en su próxima cuenta, en Registrar pago, con el método Saldo a favor; o en Cartera, en el estado de cuenta del cliente, con Aplicar el saldo a favor, que lo reparte en sus cuentas pendientes empezando por la más vieja. Cada abono queda con su recibo y se puede anular.
• Retenciones: si tu cliente es agente retenedor, te paga menos y retiene la diferencia (retención en la fuente por honorarios o servicios, ReteICA…). En Registrar pago toca El cliente me hizo una retención, elige el concepto (la tarifa se llena sola y la puedes cambiar), revisa la base y el valor: la Suite calcula lo que debió llegar y la cuenta cierra en cero, porque lo retenido también es pago (él lo consigna a tu nombre). Pídele siempre el certificado de retención: te sirve para tu declaración de renta.
• Recordar pago: en toda cuenta que todavía se debe. Eliges uno de tus recordatorios (ver abajo), ajustas el texto si quieres y lo mandas por correo (con el botón para ver y pagar) o por WhatsApp (con el enlace).

Recordatorios de pago, a mano y automáticos

En Configuración › Recordatorios de pago armas los recordatorios a tu gusto:

1. Toca Agregar recordatorio y elige cuándo sale: días antes de vencer, el día que vence o días después de vencida (por ejemplo, 3 días antes, el mismo día, y 1, 7 y 15 días después). Puedes tener hasta 10.
2. Ábrelo para cambiar el asunto y el mensaje. Usa {cliente}, {concepto} (la cuenta o la cuota que vence), {valor} (lo que tiene que pagar), {vence} (su fecha), {total} (todo lo que falta de la cuenta), {numero} y {marca}, y la Suite pone los datos de cada cuenta. Volver al texto original deshace tus cambios.
3. Cada recordatorio tiene su interruptor para apagarlo sin borrarlo.
4. Ordénalos a tu gusto arrastrándolos por los seis puntos (en el celular, con el dedo). El orden es para organizarte: cada uno sale en su día.

Cuentas por cuotas: si la cuenta tiene un término con cuotas (por ejemplo, 50 % al iniciar y 50 % a 30 días), cada cuota recibe sus recordatorios con su propio valor y su fecha. Al cliente le llega «Hoy vence la cuota 2 de 2 (50 % a 30 días) de la cuenta de cobro CC00012, por $500.000», no la cuenta completa. Lo mismo ves en la cuenta (Próxima: cuota 2 de 2 · $500.000 · vence el…), en «Recordar pago» y en el enlace del cliente, donde puede pagar solo la cuota o todo de una vez.

Automáticos: enciende Mandarlos solos por correo y, cada día desde las 8:00, la Suite le escribe a cada cliente que todavía debe el recordatorio que le toca, con tu logo y el botón para ver y pagar. Le llega solo a quien tiene saldo pendiente, nunca el mismo dos veces ni más de uno al día. Cada envío queda en la actividad de la cuenta.

En cada cuenta ves cuándo sale el próximo recordatorio y el último que se mandó. Con el interruptor Automáticos apagas los recordatorios de esa cuenta sola (por ejemplo, si ya acordaste el pago con el cliente).

A mano: con Recordar pago en la cuenta, cuando quieras, por correo o WhatsApp.

Cobrar en línea con Wompi

Si conectas tu propia cuenta de Wompi (Configuración › Pago en línea con Wompi), cada cuenta de cobro trae Pagar con Wompi en el enlace que le mandas al cliente y su QR en el documento: tu cliente lo escanea con el celular o, en el PDF, lo toca y llega al pago. El cobro sale siempre por el saldo exacto de ese momento (con los abonos ya descontados) y va firmado: nadie puede cambiar el valor. El dinero llega a tu Wompi, no a StrategyMark.

Cuánto y con qué paga tu cliente: en el enlace de la cuenta, si va por cuotas, elige la cuota que toca, todo o otro valor (lo que quiera, desde la cuota hasta el saldo). Si tienes Wompi y Mercado Pago, sale un botón para cada uno y él elige; en dólares, PayPal. El QR del documento cobra la cuota que toca cuando lo escanean.

Cuando el cliente paga, la cuenta se marca sola: Wompi le avisa a la Suite (con la URL de eventos que pegas en Wompi) y, además, al volver del pago la Suite lo confirma con Wompi. Te llega un aviso a la campana. Si paga una parte, queda como abono.

Para conectarlo, quien administra la marca pega la llave pública, el secreto de integridad y el secreto de eventos (Wompi › Desarrolladores). Empieza con las claves de pruebas (pub_test_…) y luego cambia a las de producción. Los secretos se guardan cifrados y nadie los vuelve a ver.

Cuando se paga todo, la cuenta queda Pagada y el documento sale con el sello.

Costo de la transacción (opcional)

Si quieres, tu cliente paga la comisión de la pasarela cuando paga en línea. En Configuración › Costo de la transacción hay una fila por pasarela (Wompi, Mercado Pago y PayPal), apagada hasta que tú la enciendas:

1. Enciende la pasarela con la que quieres cobrarlo.
2. Revisa la comisión (%), el valor fijo y el IVA sobre la comisión de tu contrato. Los que trae son de referencia (Wompi 2,65 % + $700 + IVA 19 %; PayPal 5,4 % + US$ 0,30).
3. El ejemplo te muestra cuánto paga tu cliente y que a ti te llega el valor completo.

La Suite lo calcula «hacia atrás», para que después de la comisión te llegue lo que cobras: por $100.000, con Wompi, tu cliente paga $104.117. Tu cliente lo ve antes de pagar («Reservar y pagar $42.163 · Incluye $2.163 del costo de la transacción con Wompi»; en el enlace de la cuenta, el botón con el total y la nota). Por transferencia no tiene costo.

En la cuenta de cobro el valor y el saldo no cambian: el pago queda por lo que abona y, aparte, «el cliente pagó además $X del costo de la transacción». Antes de encenderlo, confírmalo con tu contador (es un ingreso) y revisa las condiciones de cada pasarela sobre cobrar recargos.

PayPal (en dólares)

PayPal no recibe pesos colombianos: sirve para cobrar en dólares. En Configuración › Pago en línea con PayPal quien administra la marca pega el Client ID y el Secret de su aplicación de PayPal (developer.paypal.com › Apps & Credentials). La Suite los comprueba con PayPal (se da cuenta sola si son de pruebas o reales), guarda el Secret cifrado y deja creado el aviso de pagos en tu cuenta de PayPal.

• Tus cuentas de cobro en dólares traen Pagar con PayPal en el enlace del cliente (por la cuota que toca o por todo, si va por cuotas).
• Si tu marca cobra en dólares, las citas se pueden pagar con PayPal al reservar.
• Al volver de PayPal, la Suite cobra el pago y lo registra en la cuenta; si el cliente cierra antes, lo hace el aviso de PayPal. Los valores van con centavos (US$ 60,25).

Mercado Pago

En Configuración › Pago en línea con Mercado Pago quien administra la marca pega su Access Token (Mercado Pago › Tus integraciones › tu aplicación › Credenciales). La Suite lo comprueba con Mercado Pago, lo guarda cifrado y no se vuelve a ver. No hay que configurar nada más allá: el aviso de cada pago llega solo. Sirve para cobrar al reservar una cita (Citas) y en el enlace de tus cuentas de cobro en pesos, junto a Wompi si también lo tienes; el pago queda en la cuenta igual que con Wompi. Empieza con el token de pruebas (TEST-…) si quieres probar.

Anular un pago o una cuenta

Los pagos no se borran: si se registró uno por error, la transferencia fue rechazada o le devolviste la plata al cliente, quien tiene permiso de anular toca Anular el pago y escribe el motivo. El pago queda tachado, con quién lo anuló, cuándo y por qué, y deja de contar. Así siempre queda el rastro.

Una cuenta de cobro se puede anular aunque tenga pagos: lo que el cliente ya pagó queda a su favor para su próxima cuenta. Si le devolviste la plata, anula primero los pagos.

Si la orden de venta o la suscripción de donde salió la cuenta se canceló en Ventas, la cuenta te lo avisa arriba para que decidas si anularla.

Actividad

Cada cuenta de cobro tiene su actividad, como en Odoo: los correos enviados, las notas internas, las actividades (tareas en Tareas, por ejemplo «Llamar para cobrar») y los cambios. En la lista ves el Último envío, «Hace N días» en rojo cuando ya venció, lo Por pagar y «Pagada en parte» cuando ya abonó algo.

De dónde viene cada cuenta

En la lista de Cuentas de cobro, la columna Origen dice de dónde salió cada una:

• Suscripciones: el cobro de un periodo de una suscripción;
• Ventas: una orden de venta;
• Hechas a mano: las que creaste con «Nueva cuenta de cobro».

Debajo de los filtros de estado puedes ver solo las de un origen.

Gastos

En Contabilidad › Gastos registras lo que gasta tu marca, como en Odoo. Hay dos clases de gasto:

• De la empresa: lo pagó la marca con su tarjeta, su cuenta o en efectivo.
• Reembolso: alguien del equipo lo pagó de su bolsillo y la marca se lo devuelve.

Subir el recibo y que la IA llene los datos

1. Toca Cargar y elige la foto o el PDF de la factura. Puedes elegir varios a la vez o arrastrarlos a la página: cada recibo se vuelve un gasto en borrador.
2. La IA lee el recibo y llena el proveedor, su NIT, la fecha, el total, los impuestos y la categoría.
3. Revisa los datos, elige ¿Quién lo pagó? y guárdalo.

Si prefieres escribirlo tú, usa Nuevo. Con el recibo ya subido, Leer con IA lo vuelve a leer cuando quieras. La lectura usa el cupo de IA de tu plan; los PDF necesitan Claude (con ChatGPT, sube una foto).

Traer tus gastos desde Odoo o un Excel

Si ya llevabas tus gastos en Odoo (o en una hoja de cálculo), no tienes que pasarlos uno por uno:

1. En Odoo, en Gastos, exporta la lista a Excel (.xlsx). También sirve un CSV.
2. En la Suite, toca Cargar y elige el archivo (o arrástralo a la página).
3. Revisa el resumen: cuántos gastos son, de qué fechas, el total, los estados y las categorías. Las que no existen en tu marca salen como Nueva y se agregan solas.
4. Toca Importar.

La Suite reconoce las columnas por su nombre (Empleado, Descripción, Fecha, Producto o Categoría, Reembolso, Total, Estado) y salta las filas de total por mes. Cada gasto queda numerado por fecha. Si importas el mismo archivo otra vez, no se duplica. Si alguien del archivo no tiene cuenta en la Suite, sus gastos quedan a tu nombre con una nota. Importar es para quien aprueba gastos.

Aprobar y reembolsar

Cada gasto pasa por estos estados: Borrador → Por aprobar → Aprobado → Pagado, o Rechazado con el motivo, que ve quien lo envió.

• Quien hizo el gasto lo envía con Enviar a aprobar. Mientras no esté aprobado, lo puede corregir.
• Quien aprueba gastos lo aprueba o lo rechaza. Después, con Registrar reembolso, anota la fecha, el método y la referencia de la transferencia.
• Un gasto de la empresa que registra quien aprueba queda Pagado de una vez.

Arriba ves cuánto hay por enviar, en espera de aprobación y en espera de reembolso. Toca cualquiera de esas cifras para ver solo esos.

Cobrarle un gasto al cliente

Cuando pagas algo por un cliente (la pauta de su campaña, su dominio, un envío), lo puedes volver a cobrar en su cuenta de cobro:

1. En el gasto, marca Cobrarlo a un cliente, elige el cliente y, si quieres, un recargo por gestión (por ejemplo 10 %). Ves al instante cuánto se le cobra. Funciona aunque el gasto ya esté pagado.
2. Con Hacerle una cuenta de cobro se crea una cuenta nueva con todos sus gastos por cobrar. O, si ya tienes una cuenta suya en borrador, ábrela: abajo de «Qué se cobra» aparecen sus gastos pendientes para Agregar uno o todos.
3. Cada gasto lleva su insignia: Por cobrar al cliente, En cuenta de cobro o Recuperado (cuando el cliente paga esa cuenta). Si quitas la línea de la cuenta o la anulas, el gasto vuelve a quedar por cobrar.

Arriba en Gastos ves cuánto tienes por cobrar a clientes, y en Analítica › Gastos, lo que falta por recuperar y lo ya recuperado.

Buscar, filtrar y agrupar

Funciona como en Odoo. Escribe en la barra y elige en qué buscar: descripción, persona, proveedor, categoría o número. La flecha de la barra abre un menú con tres columnas:

• Filtros: Mis gastos, Del equipo, quién pagó (empresa o empleado) y cada estado. En Fecha del gasto eliges:
  • un periodo: hoy, esta semana, este mes, el mes anterior, los últimos 7, 30 o 90 días, los últimos 6 o 12 meses, este año o el anterior;
  • un mes, un trimestre o un año;
  • un rango entre fechas.
• Agrupar por: persona, categoría, estado, quién pagó, proveedor, o la fecha por año, trimestre, mes, semana o día. Puedes elegir dos: el primero agrupa y el segundo divide cada grupo (por ejemplo, Mes › Categoría).
• Favoritos: toca Guardar búsqueda actual, ponle un nombre y, si quieres, márcala para que se abra por defecto o compártela con el equipo. Con la estrella cambias cuál abre por defecto; con la × la borras.

Lo que eliges aparece como etiquetas en la barra; la × de cada una la quita.

Lista, tablero, gráfica y tabla dinámica

Los botones de la derecha cambian la vista:

• Lista: agrupada, con el total y la cantidad de cada grupo; toca un grupo para abrirlo.
• Tablero: una columna por grupo (o por estado).
• Gráfica: barras, líneas o torta, por total o por cantidad.
• Tabla dinámica: eliges filas, columnas y medida, intercambias los ejes y la exportas a Excel.

Varios gastos a la vez

En la lista, marca las casillas (o la de arriba, para todos) y usa los botones que aparecen: Enviar a aprobar, Aprobar, Rechazar, Registrar reembolso, Exportar a Excel o Eliminar. Cada acción solo cambia los gastos en los que se puede hacer.

Gastos por procesar

Quien aprueba gastos tiene además Gastos por procesar: los de todo el equipo, con un panel a la izquierda por estado (con cuántos hay en cada uno) y por persona. Abre en Por aprobar, para revisar y aprobar en bloque.

Colaboradores

En Colaboradores llevas lo que le pagas a tu equipo, sin nómina: cada persona con su forma de pago y cada marca a su manera. Solo la ve quien aprueba gastos (las tarifas son privadas).

1. Nuevo colaborador: su nombre, su cédula o NIT, su cargo y la persona de la Suite (si tiene cuenta). Eliges la forma de pago:
   • Fijo mensual: cuánto al mes y qué día se le paga.
   • Por proyecto o entregable: una tarifa de siempre (opcional); cada entregable se registra con lo que se acuerde.
   • Comisión por venta: el porcentaje, sobre lo cobrado en el mes (los pagos que llegaron de las ventas que hizo) o sobre lo vendido (las órdenes que confirmó), y cómo aparece como vendedor en Ventas.
2. Cómo cobra: sube su cuenta de cobro (le llega el aviso, la sube en Gastos y tú la apruebas) o pago directo (el pago queda aprobado y solo lo registras). Si se le hace retención en la fuente, pones el porcentaje: el gasto es el valor completo y se le paga el neto.
3. Liquidar el mes: crea de una vez los pagos fijos y las comisiones del mes que falten (te muestra cuáles antes). Cada tarjeta dice cómo va su pago del mes (sin crear, esperando su cuenta de cobro, por aprobar, aprobado o pagado) y, en las comisiones, de dónde sale el valor. Los entregables se registran con Registrar entregable.
4. Liquidar solo el día de pago: enciéndelo y la Suite crea los pagos sin que entres. El fijo, el día de pago de cada colaborador (si el mes es más corto, el último día). La comisión del mes que acaba de cerrar, el día 1. Nunca quedan pagados: quien cobra con cuenta de cobro recibe el aviso para subirla, y a ti te llega a la campana «Se liquidaron N pagos… revísalos y apruébalos». Si ya liquidaste ese mes a mano, no se repite.

Cada pago queda en Gastos con la categoría Pagos a colaboradores: se aprueba y se paga como cualquier gasto (Registrar pago, con la fecha, el método y la referencia) y entra en los totales y en Analítica.

El colaborador: con Contabilidad y el perfil Solo sus gastos, ve sus pagos en Gastos, sube su cuenta de cobro (PDF o foto) y la envía a aprobar. No puede cambiar el valor ni el concepto. Le avisan cuando tiene un pago por cobrar y cuando se le paga.

Pagos y cartera

• Pagos: todo lo que entró en el mes, por método, para cuadrar con el banco, y aparte lo que te retuvieron. Se puede exportar a Excel (CSV) con el detalle de cada retención.
• Registrar pago desde Pagos: cuando te llega una transferencia y no quieres buscar la cuenta, toca Registrar pago, elige el cliente, escribe lo que llegó y marca a qué cuentas abona. Se reparte empezando por la que vence antes; cada cuenta queda con su pago, su recibo y su saldo al día, y si llegó de más, queda a favor del cliente. Si el cliente te hizo una retención, regístralo desde la cuenta.
• Cartera: cuánto debe cada cliente, cuánto está vencido y el atraso mayor. Toca un cliente para ver su estado de cuenta, imprimirlo o mandárselo por WhatsApp.

Configuración

Cómo cobra tu marca: hoy con cuenta de cobro, que es para personas naturales no responsables de IVA (artículo 616-2 del Estatuto Tributario): no están obligadas a facturar y su cliente hace el documento soporte. Las empresas (SAS, Ltda.) y los responsables de IVA deben facturar desde la primera venta; esa opción aparece como Próximamente y llegará al conectar la DIAN, con los mismos clientes, pagos, retenciones y cartera.

Tope de 3.500 UVT: para seguir como no responsable de IVA, lo que cobras en el año no puede pasar de 3.500 UVT (en 2026, con la UVT de $52.374, son $183.309.000), ni un solo contrato puede pasar de ese valor. El Tablero te muestra cuánto llevas (lo publicado en pesos, sin anuladas), te avisa al 80 % y al publicar una cuenta que te haga pasarlo. Si el año pasado ya lo superaste, también te lo dice. El valor de la UVT de cada año se cambia aquí. Ante cualquier duda, habla con tu contador.

El prefijo de los números (CC00001…) y el siguiente número (si vienes de otro sistema, por ejemplo Odoo, pon el que sigue allá y la Suite continúa desde ahí; nunca deja uno ya usado), los días que tiene el cliente para pagar, la nota al pie (en cada cuenta puedes cambiarla y agregar otra junto a los totales, con negrilla, viñetas y colores, igual que en las cotizaciones), cómo te pagan (y qué cuenta sale en el documento), el enlace de pago en línea para el QR y los recordatorios de pago (los que armas a tu gusto y si salen solos). Tu NIT, responsable y firma se editan en Ventas › Configuración.

Ciudad y declaración (opcionales): la ciudad de expedición sale bajo la fecha de cada cuenta («Expedida en Bogotá»). La casilla «Incluir la declaración para la retención en la fuente (art. 383)» agrega a la cuenta una declaración de que no contrataste dos o más trabajadores para tu actividad; así tu cliente puede retenerte con la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario, que suele ser menos que la tarifa de honorarios. El texto se puede cambiar y «Usar el texto recomendado» lo devuelve al original. Confírmalo con tu contador. Las cuentas nuevas, también las que salen solas de una suscripción, copian estos datos; las que ya existían no cambian.

En la tarjeta Gastos cambias el prefijo de su numeración (G00001…) y las categorías con las que los clasificas (comidas, transporte, software…). Las que ya usa algún gasto no se borran: se desactivan.

En Diseño de documentos eliges la plantilla, los colores, el logo y qué partes lleva la cuenta de cobro (cómo pagar, QR, importe en letras, firma). Es el mismo diseño de Ventas: ver Ventas › Diseño de los documentos.

Cada cuenta de cobro trae el Diseño del documento de su orden (o el de tu marca, si la creas suelta), y en borrador puedes cambiarlo solo para esa cuenta: Agencia, Productos, Productos y servicios u Obra. En Obra escribes la carta (ciudad, proyecto, asunto e introducción) y, si quieres, el AIU (administración, imprevistos y utilidad), que se suma al total.

Quién puede hacer qué

En Administración › Permisos, el perfil Cobranza ve las cuentas, los pagos y la cartera, registra pagos y manda recordatorios, pero no crea ni anula. Solo consulta ve todo sin cambiar nada.

Para los gastos:

• Solo gastos: registra sus propios gastos y los envía a aprobar. No ve los de los demás ni las cuentas de cobro.
• Aprueba gastos: ve los gastos de todo el equipo, los aprueba o rechaza, registra los reembolsos y maneja los Colaboradores y sus pagos.

La acción Aprobar gastos se puede sumar a cualquier perfil.